Loading...
HomeMy WebLinkAbout2009_05_26 CC PKTCity Council Packet May 26, 2009 Brookings City Council   Tuesday, May 26, 2009  City Hall Council Chambers  311 Third Avenue  4:30 p.m. ‐‐ Demonstration  5:00 p.m. ‐‐ Work Session  6:00 p.m. ‐‐ Council Meeting    Mission Statement  The City of Brookings is committed to providing a high quality of life for its citizens and fostering a diverse economic base  through innovative thinking, strategic planning, and proactive, fiscally responsible municipal management.    4:30 pm Demonstration on Granicus Software for City Council, Staff and Public     5:00 pm WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on items for that  particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to introduce topics.    1. Presentation on Deer Creek Station by Curt Pearson, Project Representative with Basin  Electric Power Cooperative (30 minutes).    2. Storm Water Finance Plan and Capital Debt Service Analysis (20 minutes).  3. 6:00 p.m. Meeting Review.  4. Council Invites & Obligations.   5. City Council member introduction of topics for future discussion. *  *Any Council member may request discussion of any issue at a future meeting only.  Items can not be added for action at this  meeting.  A motion and second is required starting the issue, requested outcome, and time.  A majority vote is required.    6:00 P.M. REGULAR MEETING    1. Call to order by Mayor Reed.  2. Pledge of Allegiance.   3. City Clerk records council attendance.  4.         Action to approve the following Consent Agenda Items *  A. Action to approve the agenda.  B. Action to approve minutes.  C. Action on an appointment to the Library Board.  D. Action on Resolution No. 51‐09, designating Park & Recreation Center as Convention Facility  – August 29, 2009.  E. Action on temporary liquor license for Firemen’s Dance – August 29, 2009.  F. Action to schedule special Council meeting with the Brookings Health Systems Board on  Thursday, July 23rd, at 5:00 p.m.   G. Action to approve a Memorandum of Understanding between the City of Brookings and  South Dakota State University (McCrory Gardens) for bike trail right‐of‐way.   H. Action on Resolution No. 53‐09, a resolution For Bike Path/Pedestrian Trail Easement with  Dakota Minnesota & Eastern Railroad Corporation.    I. Action on Resolution No. 52‐09, a Resolution Giving Approval To The Acquisition,  Construction And Financing Of The City SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer And Strom  1 City Council Packet May 26, 2009 Project, Giving Approval To The Issuance Of A Borrower Bond To Finance A Portion Of The  Costs Of Such Project And Authorizing The Sale Of Said Bond.  Motion to approve, request public comment, roll call    * Matters appearing on the Consent Agenda are expected to be non‐controversial and will be acted upon by the Council at one  time, without discussion, unless a member of the Council or City Manager requests an opportunity to address any given item.   Items removed from the Consent Agenda will be discussed at the beginning of the formal items.  Approval by the Council of the  Consent Agenda items means that the recommendation of the City Manager is approved along with the terms and conditions  described in the agenda supporting documentation.    Presentations, Special Requests/Invites & Reports:  5. Open Forum.  6. SDSU Student Senate Report.    Ordinances – 1st Readings **  7. Ordinance 13‐09: An Ordinance for a Conditional Use to establish an “Outdoor  Sales” use on Lots 1 and 2, Block 3, Moriarty Second Addition.    Public Hearing: June 23, 2009    8. Ordinance 14‐09: An Ordinance rezoning Husen’s Addition, excluding the North  272.8 feet of the East 815 feet; and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition all in the N ½ of the  N ½ of the SE ¼ of Section 22‐T110N‐R50W from a Residence R‐1A and R‐3A District to  an Industrial I‐1 District.    Public Hearing: June 23, 2009  ** No vote is taken on the first reading of ordinances.  The title of the ordinance is read and the  date for the public hearing is announced.     Second Readings/Public Hearings  9. Public hearing and action on a house moving request from Roger Julian Move a one‐ story house from Sioux Falls to a lot in Meyer’s Subdivision, AKA “University Estates”.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    10. Public hearing and action on Phase One (1) of the Safe Routes to School Project.      Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    11. Public hearing and action on annual malt beverage alcohol license renewals.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    12. Public hearing and action on Resolution No. 50‐09, a Proposed Resolution of Necessity  Street Assessment Project 2009‐04STA.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    Other Business:  13. Discussion and possible action to adopt a work plan for the 34th Avenue and 20th Street  Improvement Overpass Project.    Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    2 City Council Packet May 26, 2009 14. Discussion and possible action of Railroad Crossing Arm design options for Main  Avenue.       Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    15. Interviewing City Council Applicants.    Action:  Informational    16. Action to appoint a City Council member.   Action: Ballot Process (Each City Council member will be given a paper ballot with all candidates’  names and will be asked to vote for one.    Ballots will be submitted to the City Clerk and read  publicly and recorded on a tally sheet)    17. Appointment of Deputy Mayor.    Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    18. Adjourn.    Brookings City Council  Tim Reed, Mayor  Mike Bartley, Council Member  Tom Bezdichek, Council Member  John Kubal, Council Member  Mike McClemans, Council Member  Julie Whaley, Council Member  Council Staff:  Jeffrey W. Weldon, City Manager  Steven Britzman, City Attorney  Shari Thornes, City Clerk    View the City Council Meeting Live on the City Government Access Channel 9.    Rebroadcast Schedule:   Wednesday @ 1pm, Thursday @ 7 pm, Friday @ 9 pm, and Saturday @ 1 pm.   The complete City Council agenda packet is available on the city website:  www.cityofbrookings.org    If you require assistance, alternative formats, and/or accessible locations consistent with the Americans with  Disabilities Act, please contact Shari Thornes, City ADA Coordinator, at 692‐6281 at least 3 working days prior to the  meeting.  3 City Council Packet May 26, 2009 4:30 pm Demonstration on Granicus Software for City Council, Staff and Public      Rob Herrman, Sales Executive for Granicus, will provide a product demonstration  and respond to questions.    The following is a summary of their products.  “Granicus provides comprehensive solutions for creating, managing and distributing live  and on‐demand streaming media to support and enhance public meeting  communications, internal training and public education programs for government.  Our products are modular, allowing for us to create a solution specific to your needs. A  brief description of our products and functions are provided:  • Granicus Managed Services is the core to our solutions, providing hosted  services, unlimited storage, unlimited bandwidth, controlled retention  schedules and 24x7 technical support for your public meeting archives.  Additionally, Granicus provides 200 hours of storage for non‐meeting content  that can be use public service announcements, community celebrations/events,  or town hall meetings or for promoting economic development.  • MediaManager is a proprietary, web‐based software tool designed to organize  and manage streaming content. Our designers create a web‐interface to  integrate with your existing web page to provide citizen 24x7 access to live  and/or on‐demand content accessible by meeting, keyword search, or agenda  item.  • MinutesMaker enables City Clerks to record motions, votes, roll call and speaker  notes with minimal amounts of annotation work.  • VoteCast is a tool that allows both City Council members and the public to  follow the meeting agenda visually. The Clerk and the City Council also interact  by recording votes, request to speak, and submitting motions from the touch  screen directly to the minutes annotation tool.  • The Granicus Training System leverages webcasting to provide training to both  staff and public fully complemented with course management, lesson creation,  testing, and administrative reporting.  There are currently 519 government agencies and over 115,000 public meetings being  hosted by Granicus. The City of Sioux Falls has been a Granicus client since 2007, and  the City of Rapid City is currently in deployment. Regionally, Minnesota serves over 30  jurisdictions ranging in size from Gray Cloud Island (population 297) to Hennepin County  (population 1.1 million). A full listing of our clients is provided from our web site,  http://www.granicus.com/Clients/Client‐Stats.aspx.”  4 City Council Packet May 26, 2009 5:00 P.M. WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on  items for that particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to  introduce topics.    1. Presentation on Deer Creek Station by Curt Pearson, Project Representative with  Basin Electric Power Cooperative (30 minutes).      Basin Electric Power Cooperative is proposing to construct a 300‐megawatt combined‐ cycle natural gas‐fueled power plant to be located east of Brookings, called the Deer  Creek Station.  The plant will feature two turbine‐generator sets: one turbine fired by  natural gas, while the other is driven by steam.  Both of the turbines are connected to  generators to create electricity.     The power plant is needed to meet growing member load requirements and will serve  as an intermediate power supply designed to "cycle" with demand, typically running  about 12 to 16 hours a day when demand for electricity is higher.     The power plant will use natural gas from Basin Electric's Dakota Gasification Company  via the Northern Border Pipeline and a new 14‐mile underground natural gas pipeline to  the plant.  The Deer Creek Station will be tied into the electric grid through existing  transmission lines.      Construction will take about 18 months and is scheduled to be completed in the  summer of 2012.  When the plant is operational it will employ between 25 and 30  people.    Gavin McCollam, Basin Electric's manager of mechanical and performance engineering  and project manager, and Curt Pearson, Basin Electric's Project Coordination  Representative will address the Council regarding Basin Electric's plans for this new  electric generation facility and answer questions.                  Estimated Time: 30 minutes 5 City Council Packet May 26, 2009 5:00 P.M. WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on  items for that particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to  introduce topics.    2. Storm Water Finance Plan and Capital Debt Service Analysis (20 minutes).    Having adopted the project priority listing for the 12 projects, we need to turn our  attention to exploring methods of financing these projects.  We have a variety of  options available to us.  The purpose of this memo is to describe the various options and  recommend one such option as the preferred choice.      As a reminder, staff is focusing on the top three priority projects to concentrate our  efforts for this year.    Project Priority #1:  Southland Lane & 12th St. S. Detention Pond  This project involves negotiations with property owners to acquire Block 8 Hyland  Addition as the location for a detention pond.  Contact has been made with the owner  to initiate negotiations on the land.  After that, a pond will have to be constructed  followed by structures.  ($1.789 million 5 yr./$4.779 million 100 yr.)    Project Priority #2:  Garden Square Apts./Garden Square Townhouse Area  This project involves structure improvements and landscaping. ($38,000 5 yr./$541,477  100 yr.)    Project Priority #3:  15th St. S. 7th Ave. S. detention pond  This project involves a detention pond on city‐owned property and structure  improvements.  ($2.342 million 5 yr./$4.962 million 100 yr.)    Each project will need to be individually engineered.  We will not start design work on  Project 1 until we have secured the property so an initialization schedule for this project  is problematic.  We are in the process of beginning design work on Projects 2 and 3.    With regard to financing, the storm drainage fee currently is budgeted to raise $502,455  in revenue for 2009 and projected to raise $522,553 in 2010.  Of that amount, we can  estimate $300,000 being available annually for capital expenses of property acquisition  for ponds, easements, construction of infrastructure, and related engineering costs.  The  current fee was last increased in 2007 when it was doubled.  We may want to consider  implementing gradual, incremental increases in the storm drainage utility fee to help  finance these improvements.  The capital costs of financing our entire project priority  list is just over $8.1 million for five‐year standards and just over $14.5 million for 100‐ year standards in today’s dollars.  Over time, inflation will increase these costs.    6 City Council Packet May 26, 2009 The City’s net debt limit after giving effect to the issuance of sewer and water bonds or  issuance of debt not yet voter approved, is as follows:   Legal Debt Limit for Fiscal Year 2007/2008         $ 38,887,744 Outstanding bonds applicable to 5% debt limit      $ 13,650,000 TIF #3 & 4                                                              $      785,000 TIF#1                                                                      $   4,100,000 Storm Drainage SRF Loan $   8,000,000 Net Debt Margin $ 12,352,744 *Projects outstanding per Council‐Airport $12M, Swiftel Expansion $7M, City Hall $4M, Hillcrest  Park‐Lazy River $2M‐25th Avenue $750,000    The following are various options for financing the projects to five‐year standards not  accounting for the time value of money:  Option 1:  Pay‐as‐you‐go leaving the fee unchanged.  This provides $300,000 annually to be  applied to the projects.  Estimated completion time: 27 years.    Option 2:  Pay‐as‐you‐go and increase the fee 50 percent.  This provides $450,000 annually to be  applied to the projects.  Estimated completion time: 18 years.    Option 3:  Pay‐as‐you‐go and double the fee.  This provides $650,000 annually to be applied to the  projects.  Estimated completion time:  12.5 years.    Option 4:  Issue debt from the DENR through the SRF program using $300,000 as the annual debt  service (no change in the fee) for 17 year term at 3.00 percent interest.  This produces  the ability to loan $4 million that can be applied to projects.   Estimated completion  time:  Only half of the project could be completed.      Option 5:  Issue debt from the DENR through the SRF program using $475,000 as the annual debt  service (50 percent increase in the fee) for 20 years term at 3 percent interest.  This  produces the ability to loan $8 million that can be applied to projects.  The loan would  be advanced in $2 million increments over 4 years.  Estimated completion time:  8 years.    Option 6:  Issue debt from DENR through the SRF program using $600,000 as the annual debt  service (double the fee) for a term of 17 years at 3 percent interest.  The interest is  substantially more with this option.  This produces the ability to loan $8 million that can  be applied to projects.  Estimated completion time:  8 years.     NOTE: Options 4‐6 can be modified to 3.25 percent interest which would add  approximately a half year to the term of the loan.    7 City Council Packet May 26, 2009 Option 7:  Combine any of the above options with supplementing revenue from the 75 percent  second penny fund.  The exact amount of second penny revenue would have to be  further evaluated relative to other budgetary demands for this revenue stream.    Option 8:  Combine any of the above options with using some cash reserves.  This will write‐down  a corresponding amount of principle needed and reduce overall debt service.  As with  Option 7, the exact amount of reserves would have to be further evaluated relative to  other budgetary demands for this revenue stream.    Option 9:  Ask the voters to support a property tax freeze “opt‐out” to increase property taxes  with revenue dedicated to storm drainage improvements.  As with Options 7 and 8, this  could be in combination with any of the options for a “blended” financial solution.    Recommendation:  Staff recommends Option 5 for the following reasons.  First, it keeps our debt service  payments for all capital storm drainage projects within the drainage fund while  reserving a certain amount for maintenance.  We do not need to complicate our  financing schedule with general fund or second penny revenues.  Second, it strikes, in  the opinion of staff, a fair and equitable balance between a rate increase sufficient  enough to aggressively finance the projects yet not overly onerous or burdensome for  property owners.    We would recommend a rate increase of fifty percent in the storm drainage assessment  fee for the 2010 budget; and we submit an application to the DENR through the SRF  fund for the improvement loan to provide the funds to pay for the projects.      The 2009 unit financial charge is .00036, and a fifty percent increase will raise the unit  financial charge to .00054.  The following examples give a sample of the fee increases  for several different types of properties:    Building    2009 drainage fee  drainage fee with 50%  increase  12,000 sq. ft. residential lot  $32.40    $48.60  Falcon Plastics      $3,918.83    $5,878.25  First Bank & Trust (520 6th Street) $379.68    $569.53  Lowes Home Center    $3,357.76    $5,036.65  Perkins Restaurant    $239.41    $359.11  Super 8 Motel    $632.16    $948.25    Estimated Time: 20 minutes  8 CITY OF BROOKINGSAssessed Valuation Growth and Legal Debt MarginAssessment Year Taxable ValuationProjected Growth (%)Legal Debt Limit (5%)Existing Debt (Principal Only)New Debt (Principal Only)Total Outstanding Debt Net Debt Margin2000 $475,615,068 na $23,780,7532001 $495,153,921 na $24,757,6962002 $514,638,600 3.94% $25,731,9302003 $529,439,071 2.88% $26,471,9542004 $567,656,451 7.22% $28,382,8232005 $624,256,533 9.97% $31,212,827 $02006$710 737 94613 85%$35 536 897$0Change assumptions in colored cells2006$710,737,94613.85%$35,536,897$02007 $778,761,106 9.57% $38,938,055 $17,415,000 $0 $17,415,000 $21,523,0552008 $855,004,489 9.79% $42,750,224 $16,145,000 $0 $16,145,000 $26,605,2242009 $897,754,713 5.00% $44,887,736 $14,815,000 $1,953,098 $16,768,098 $28,119,6382010 $942,642,449 5.00% $47,132,122 $13,445,000 $6,558,629 $20,003,629 $27,128,4932011 $989,774,572 5.00% $49,488,729 $12,030,000 $6,448,572 $18,478,572 $31,010,1572012 $1,039,263,300 5.00% $51,963,165 $10,565,000 $10,018,241 $20,583,241 $31,379,9242013 $1,039,263,300 $51,963,165 $9,045,000 $29,388,669 $38,433,669 $13,529,4962014 $1,039,263,300 $51,963,165 $7,465,000 $28,561,630 $36,026,630 $15,936,5352015 $1,039,263,300 $51,963,165 $6,525,000 $26,274,791 $32,799,791 $19,163,3742016 $1,039,263,300 $51,963,165 $5,405,000 $23,820,886 $29,225,886 $22,737,2792017 $1,039,263,300 $51,963,165 $4,615,000 $21,235,558 $25,850,558 $26,112,6072018 $1,039,263,300 $51,963,165 $3,780,000 $18,640,575 $22,420,575 $29,542,5902019 $1,039,263,300 $51,963,165 $2,905,000 $17,986,867 $20,891,867 $31,071,2982020 $1,039,263,300 $51,963,165 $1,985,000 $17,446,732 $19,431,732 $32,531,4332021 $1,039,263,300 $51,963,165 $1,015,000 $16,289,639 $34,658,526 Second PennyPending CH 4M 2012 Pending 7M Swiftel Expansion 2013 Pending 12M (2M match) Airport Assuming an annual revenue increase of 1.04Year 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018ExpendituresDebt Service2003 Swiftel/Library Principle 790,000 810,000 840,000 870,000 900,000 2003 Swiftel/Library Interest 143,840 118,560 91,830 62,850 32,400 2001 Ice Arena/PAC Principle**-2021 285,000 300,000 310,000 325,000 340,000 585,000 755,000 790,000 835,000 875,000 2001 Ice Arena/PAC* Interest 410,656 398,401 385,201 371,251 356,301 340,321 312,241 275,624 236,519 193,725 2005 Retail/Principle 295,000 305,000 315,000 325,000 340,000 355,000 365,000 2005 Retail/Interest 82,011 71,673 60,718 49,248 37,160 24,400 10,725 2006 Aquatic Pool 308,000 308,000 308,000 2006 Aquatic Pool/Interest 46,200 30,800 15,400 2009 Larson Ice Arena Loan - - - 135,000 2009 Larson Ice Arena Loan/Interest 5,400 5,400 5,400 *Swiftel Expansion Principle 2013161,437 169,609 178,196 187,217 61,863 *Swiftel Expansion Interest 2013173,007 164,834 156,248 147,227 27,043 *City Hall Principle 2011184,499 193,839 203,652 213,962 224,794 236,174 61,863 *City Hall Interest 2011197,722 188,382 178,569 168,259 157,427 146,047 27,043 *Innovation Campus State Loan/Principle 21,902 44,798 46,157 47,558 49,001 50,487 52,019 53,598 55,224 56,899 *Innovation Campus State Loan/Interest 17,768 34,542 33,183 31,783 30,340 28,853 27,321 25,743 24,117 22,441 *Airport Expansion Principle 20141,416,623 1,502,896 1,594,422 1,691,522 1,794,536 *Airport Expansion Interest 2014459,065 372,792 281,266 184,166 81,152 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200 Total Annual Debt Service2,401,577 2,428,374 2,412,089 2,606,510 2,468,623 3,977,614 4,115,858 3,738,518 3,744,413 3,202,765*Swiftel Center $8.5M/Library $2.8MCash ProjectsRailroad Switch 40,000 Boys & Girls Club 100,000 100,000 Swiftel CIP 111,530 359,000 190,500 82,500 120,000 88,500 Critical Need-Forestry Aerial Truck 135,000 Bike Trail Project 141,000 SDSU Research Park 150,000 SDSU Wellness ($500,000) 500,000 City Hall Entrance 100,000 Nature Park 100,000 100,000 Larson holding barn concrete floor & turf 125,000 S Main Ave sewer line extension 500,000 25th Avenue 700,000 Airport Expansion 250,000 500,000 400,000 12,000,000Animal Control/Humane Society Bldg 100,000 100,000 Bob Shelden baseball field upgrade 200,000 Two new adult baseball fields175,000 Railroad Crossings/Accumulation 1,400,000 New City Hall4,000,000 Fire Station550,000 Aquatic Center/Lazy River2,000,000 Swiftel Expansion7,000,000 City/School Partnership Park-Land200,000 Total Cash Projects1,177,530 2,234,000 2,490,500 4,757,500 21,670,000 88,500 200,000000Total Annual Expenditures 3,579,107 4,662,374 4,902,5897,364,010 24,138,623 4,066,114 4,315,858 3,738,518 3,744,413 3,202,765Revenues75% Sales Tax Revenue 3,506,250 3,646,500 3,792,360 3,944,054 4,101,817 4,265,889 4,436,525 4,613,986 4,798,545 4,990,4875/20/2009Page 1Public Improvement Planning Tool Second PennyPending CH 4M 2012 Pending 7M Swiftel Expansion 2013 Pending 12M (2M match) Airport Assuming an annual revenue increase of 1.04Year 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018Donations46,200 36,200 20,800 5,400Interest29,048 52,006 37,530 38,502 33,194129 2,515 5,963 8,261 21,932Interfund Loan Repayment6,865 6,865 6,865 172,754*Revenue Bond Proceeds4,000,000 19,000,000*Tax Increment Revenue23,145 23,145 23,145 30,000 30,00030,000 30,000 30,000 30,000 30,000Total Annual Revenues 3,604,643 3,764,716 3,880,700 8,024,822 23,337,764 4,296,018 4,469,039 4,649,949 4,836,806 5,042,419Annual Net25,535 -897,657 -1,021,889 660,811 -800,859 229,904 153,181 911,431 1,092,393 1,839,6540.1Ending Balance5,530,226 4,632,569 3,610,681 4,271,492 3,470,633 3,700,537 3,853,718 4,765,149 5,857,542 7,697,197Minimum Bal 10% cash flow2,315 2,315 2,315 3,000 3,0003,000 3,000 3,000 3,000 3,000Restricted Cash Debt2,174,923 2,174,923 2,174,923 2,574,923 3,300,000 3,300,000 3,300,000 3,300,000 3,300,000 3,300,000Reserved per 5 year CIP1,645,000 794,000 905,500 1,685,000Projected Remaining Cash Balance1,707,989 1,661,332 527,943 8,569 167,633 397,537 550,718 1,462,149 2,554,542 4,394,197*Estimated figures5 N b d ill b i d if th t f d bt i7 Th i t t di d bt th t f ll5/20/2009Page 2Public Improvement Planning Tool City of Brookings Total Existing Debt Plus New Debt 0 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000 30000000 35000000 40000000 45000000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 New Debt (Principal Only) Existing Debt (Principal Only) Brookings Legal Debt Limit Compared to Total Outstanding Debt 0 10000000 20000000 30000000 40000000 50000000 60000000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total Outstanding Debt Legal Debt Limit City Council Packet May 26, 2009 5:00 P.M. WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on  items for that particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to  introduce topics.    3. 6:00 p.m. Meeting Review.  1. Call to order by Mayor Reed.  2. Pledge of Allegiance.   3. City Clerk records council attendance.  4.         Action to approve the following Consent Agenda Items *  A. Action to approve the agenda.  B. Action to approve minutes.  C. Action on an appointment to the Library Board.  D. Action on Resolution No. 51‐09, designating Park & Recreation Center as Convention Facility  – August 29, 2009.  E. Action on temporary liquor license for Firemen’s Dance – August 29, 2009.  F. Action to schedule special Council meeting with the Brookings Health Systems Board on  Thursday, July 23rd, at 5:00 p.m.   G. Action to approve a Memorandum of Understanding between the City of Brookings and  South Dakota State University (McCrory Gardens) for bike trail right‐of‐way.   H. Action on Resolution No. 53‐09, a resolution For Bike Path/Pedestrian Trail Easement with  Dakota Minnesota & Eastern Railroad Corporation.    I. Action on Resolution No. 52‐09, a Resolution Giving Approval To The Acquisition,  Construction And Financing Of The City SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer And Strom  Project, Giving Approval To The Issuance Of A Borrower Bond To Finance A Portion Of The  Costs Of Such Project And Authorizing The Sale Of Said Bond.  Motion to approve, request public comment, roll call    Presentations, Special Requests/Invites & Reports:  5. Open Forum.  6. SDSU Student Senate Report.    Ordinances – 1st Readings **  7. Ordinance 13‐09: An Ordinance for a Conditional Use to establish an “Outdoor  Sales” use on Lots 1 and 2, Block 3, Moriarty Second Addition.    Public Hearing: June 23, 2009  8. Ordinance 14‐09: An Ordinance rezoning Husen’s Addition, excluding the North  272.8 feet of the East 815 feet; and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition all in the N ½ of the  N ½ of the SE ¼ of Section 22‐T110N‐R50W from a Residence R‐1A and R‐3A District to  an Industrial I‐1District.    Public Hearing: June 23, 2009  ** No vote is taken on the first reading of ordinances.  The title of the ordinance is read and the  date for the public hearing is announced.     14 City Council Packet May 26, 2009 Second Readings/Public Hearings  9. Public hearing and action on a house moving request from Roger Julian Move a one‐ story house from Sioux Falls to a lot in Meyer’s Subdivision, AKA “University Estates”.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    10. Public hearing and action on Phase One (1) of the Safe Routes to School Project.      Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    11. Public hearing and action on annual malt beverage alcohol license renewals.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    12. Public hearing and action on Resolution No. 50‐09, a Proposed Resolution of Necessity  Street Assessment Project 2009‐04STA.    Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call    Other Business:  13. Discussion and possible action to adopt a work plan for the 34th Avenue and 20th Street  Improvement Overpass Project.    Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    14. Discussion and possible action of Railroad Crossing Arm design options for Main  Avenue.       Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    15. Interviewing City Council Applicants.    Action:  Informational    16. Action to appoint a City Council member.   Action: Ballot Process (Each City Council member will be given a paper ballot with all candidates’  names and will be asked to vote for one.    Ballots will be submitted to the City Clerk and read  publicly and recorded on a tally sheet)    17. Appointment of Deputy Mayor.    Action:    Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call    18. Adjourn.  15 City Council Packet May 26, 2009 5:00 P.M. WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on  items for that particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to  introduce topics.    4. Council Invites & Obligations      May 26th    City Council Meeting    5 & 6 pm    City Hall Chambers     May 28th    1st Planning District     7 pm    Innovation Center    June 9th    SDML Meeting – Local Option Revenues    10 am‐3 pm    Oacoma, SD    June 9th    City Council Meeting CANCELLED        June 23rd    City Council Meeting    5 & 6 pm    City Hall Chambers    July 10th    SDML  Annual Elected Officials Workshop    All day    Pierre    July 14th    City Council Meeting    5 & 6 pm    City Hall Chambers    July 23rd    City Council / Hospital Board    5 pm    Brookings Hospital    July 28th     City Council Meeting    5 & 6 pm    City Hall Chambers    Oct 6‐10  SDML   Annual Conference   Watertown    Nov 10‐14      NLC Conference   San Antonio    16 City Council Packet May 26, 2009 5:00 P.M. WORK SESSION  ** Work sessions are open to the public.  During the work session the city staff would brief the council on  items for that particular meeting, introduce future topics, and provide a time for Council members to  introduce topics.    5. City Council member introduction of topics for future discussion*.    *Any Council member may request discussion of any issue at a future  meeting only.  Items can not be added for action at this meeting.  A motion  and second is required starting the issue, requested outcome, and time.  A  majority vote is required.    17 City Council Packet May 26, 2009   CONSENT AGENDA #4    4. Action to approve the following Consent Agenda Items *  A. Action to approve the agenda.    B. Action to approve minutes.    C. Action on an appointment to the Library Board.    D. Action on Resolution No. 51‐09, designating Park & Recreation Center as Convention  Facility – August 29, 2009.    E. Action on temporary liquor license for Firemen’s Dance – August 29, 2009.    F. Action to schedule special Council meeting with the Brookings Health Systems Board  on Thursday, July 23rd, at 5:00 p.m.     G. Action to approve a Memorandum of Understanding between the City of Brookings  and South Dakota State University (McCrory Gardens) for bike trail right‐of‐way.     H. Action on Resolution No. 53‐09, a resolution For Bike Path/Pedestrian Trail  Easement with Dakota Minnesota & Eastern Railroad Corporation.      I. Action on Resolution No. 52‐09, a Resolution Giving Approval To The Acquisition,  Construction And Financing Of The City SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer And  Strom Project, Giving Approval To The Issuance Of A Borrower Bond To Finance A  Portion Of The Costs Of Such Project And Authorizing The Sale Of Said Bond.          * Matters appearing on the Consent Agenda are expected to be non‐controversial and will be acted upon  by the Council at one time, without discussion, unless a member of the Council or City Manager requests  an opportunity to address any given item.  Items removed from the Consent Agenda will be discussed at  the beginning of the formal items.  Approval by the Council of the Consent Agenda items means that the  recommendation of the City Manager is approved along with the terms and conditions described in the  agenda supporting documentation.    Action: Motion to approve, request public comment, roll call  City Manager Recommendation:  Approve  18 City Council Packet May 26, 2009     #6 ‐ CONSENT AGENDA:   B. Action to approve minutes.  Draft minutes from the May 12th City Council meeting are enclosed for Council review and  action.      Brookings City Council  May 12, 2009  (unapproved)    The Brookings City Council held a meeting on Tuesday, May 12, 2009 at 6:00 p.m., at City Hall  with the following members present:  Tim Reed, Mike McClemans, Julie Whaley, John Kubal,  Tom Bezdichek and Mike Bartley.  City Manager Jeffrey Weldon, City Attorney Steve Britzman  and City Clerk Shari Thornes were also present.       A reception honoring Mayor Scott Munsterman and City Council Ryan Brunner was held prior to  the Council meeting from 4:30 to 6:00 p.m.    Mayor Munsterman called the meeting to order and conducted the Pledge of Allegiance.    City  Clerk Thornes recorded council attendance.    Oath of Office Ceremonies.  Mayor Munsterman presented Tim Reed with a Certificate of  Election as Mayor.  Tim Reed recited and signed the Oath of Office and was officially sworn in as  Mayor with a three year term.   Mayor Munsterman was thanked for his many years of service  as Council Member and Mayor for the City of Brookings    Mayor Reed thanked Ryan Brunner for his service on the City Council.  Mayor Reed presented  John Kubal and Tom Bezdichek with Certificates of Election as Council Members.  Each recited  and signed the Oath of Office and were officially sworn in as City Council Members each with  three year terms.    Consent Agenda.   A correction was noted for Resolution No. 43‐09.    A motion was made by  Bartley, seconded by Whaley, to approve the agenda with the above amendment, which  included:  A. Action to approve the agenda as amended.    B. Action to approve the City Council minutes from the following meetings:  January 27,  February 10, March 24, April 7, April 16, April 27, April 28.    C. Action on Resolution No. 41‐09, awarding bids for New Airport Fuel System.  Resolution No. 41–09  Resolution Awarding Bids on Project Airport Fuel System Project  19 City Council Packet May 26, 2009 Whereas, the City of Brookings opened bids for the Airport Fuel System Project on  Tuesday, May 5, 2009 at 1:30 pm at Brookings City Hall; and      Whereas, the City of Brookings has received the following bids for the Airport Fuel  System Project:  Sioux Equipment, Sioux Falls, SD @ $89,386.00 and O’Day Equipment,  Fargo, ND @ $114,240.00.      Now Therefore, Be It Resolved that the low bid $89,386.00 for Sioux Equipment, Sioux  Falls,  SD be accepted.      D. Action on Resolution No. 42‐09, awarding bids for 2009‐08STI Street Maintenance  Project – Camelot School Bike Trail.  Resolution No. 42–09  Resolution Awarding Bids on Project 2009‐08STI   Street Maintenance and Overlay Project  Whereas, the City of Brookings opened bids for Project 2009‐08STI Street Maintenance  and Overlay Project on Tuesday, May 5, 2009 at 1:30 pm at Brookings City Hall; and      Whereas, the City of Brookings has received the following bids for Project   2009‐08STI Street Maintenance and Overlay Project: Schedule A, Asphalt F.O.B., Bowes  Construction, Inc., $56,306.00; Schedule B, Overlays, Bowes Construction, Inc.,  $181,052.05; Schedule C, Ice Arena Parking Lot, Bowes Construction, Inc., $59,685.70;  Schedule D, Camelot Park Bike Trail, Bowes Construction, Inc., $13,019.20; Total Project:  $310,062.95.      Now Therefore, Be It Resolved that the low bid of $310,062.95 for Bowes Construction,  Inc., Brookings, SD be accepted.      E. Action on Resolution No. 43‐09, awarding bids for 2009‐Sidewalk & Curb & Gutter  Replacement.  Resolution No. 43–09  Resolution Awarding Bids on 2009‐01SWR Sidewalk and Curb & Gutter Project   Whereas, the City of Brookings opened bids for the Sidewalk and Curb and Gutter  Project on Tuesday, May 5, 2009 at 1:30 pm at Brookings City Hall; and      Whereas, the City of Brookings has received the following bids for the 2009‐01SWR  Sidewalk and Curb & Gutter Project:  Concrete Contractors, Inc., Brookings, SD,  $65,630.00; Clark Drew Construction, Inc., Brookings, SD, $75,965.00; Brooks  Construction Services, Inc., Sioux Falls, SD, $82,640.00; Owens Enterprises, Brookings,  SD, $93,135.00; and Carl V. Carlson Company, Inc., Tea, SD, $104,184.70.    Now Therefore, Be It Resolved that the low bid $65,630.00 for Concrete Contractors,  Inc., Brookings, SD be accepted.      20 City Council Packet May 26, 2009 F. Action to cancel June 9th Council Meeting.    G. Action on Resolution No. 44‐09, For Bike Trail Project POENH(147) PCN 00C2.  Resolution No. 44–09  Resolution For Bike Trail Project  POENH(147) PCN 00C2  WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction of the bike path project  Number POENH(147) PCN 00C2; and    AND WHEREAS, The City of Brookings certifies that the City of Brookings will move  and/or adjust or will cause to be moved, and/or adjusted, any and all utilities, whether  publicly or privately owned, lying in the path of or conflicting with the construction of  said project within the limits of said county,    AND WHEREAS, The City of Brookings certifies that the City of Brookings has acquired all  necessary right‐of‐way and temporary construction easements required for this project  in accordance with the provisions of the Uniform Relocation Assistance & Real Property  Acquisition Policies Act of 1970 as amended and that all improvements (utilities, fence,  etc.) to be removed under right‐of‐way negotiations have been moved or will be moved  by the date of the letting or that the necessary agreement has been reached with the  owner(s) involved,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents for the Bike Trail Project POENH(147) PCN 00C2.    H. Action on Resolution No. 45‐09,  Authorizing Mayor to Sign Agreement for Voluntary  Right Of Way Donation for Mark Lyons.    Resolution No. 45–09  Resolution Authorizing Mayor To Sign An Agreement For  Voluntary Right Of Way Donation     WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction and improvement of the  bike path project Number POENH(147) PCN 00C2;    AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an Agreement For Voluntary  Right Of Way Donation with Mark Lions, for Parcel 4A, otherwise known as Lot 3, Block  3, Telkamp Industrial Addition to the City of Brookings, County of Brookings, State of  South Dakota,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents related to the Agreement For Voluntary Right Of Way Donation    21 City Council Packet May 26, 2009 I. Action on Resolution No. 46‐09, Authorizing Mayor to Sign Agreement for Voluntary  Right of Way Donation for Daktronics, Inc.    Resolution No. 46–09  Resolution Authorizing Mayor To Sign An Agreement For  Voluntary Right Of Way Donation   WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction of the bike path project  Number POENH(147) PCN 00C2;     AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an Agreement For Voluntary  Right Of Way Donation with Daktronics, Inc. for Parcel 5A, otherwise known as Lot 1A,  Block 3, Telkamp Industrial Addition; 5B, otherwise known as Lot 4, Block 5 of Gilkerson  Addition; 5C, otherwise known as Lot 2 and the East 400’ of Lot 3 of Block 5, Gilkerson  Addition; 5D, otherwise known as Block 4 in Gilkerson Second Addition; and 5E,  otherwise known as Lot 3, Block 2, Gilkerson Addition to the City of Brookings, County of  Brookings, State of South Dakota,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents related to the Agreement For Voluntary Right Of Way Donation.    J. Action on Resolution No. 47‐09, Authorizing Mayor to Sign Agreement for Voluntary  Right Of Way Donation for Great Plains Lodging IV, LLC.  Resolution No. 47–09  Resolution Authorizing Mayor To Sign An Agreement For  Voluntary Right Of Way Donation   WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction of the bike path project  Number POENH(147) PCN 00C2; and    AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an Agreement For Voluntary  Right Of Way Donation with Great Plains Lodging IV, LLC for Parcel 6A, otherwise known  as Lot 9, Except the East 40’ thereof in Lefevre Addition to the City of Brookings, County  of Brookings, State of South Dakota,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents related to the Agreement For Voluntary Right Of Way Donation.      K. Action on Resolution No. 48‐09, Authorizing Mayor to Sign Agreement for Voluntary  Right Of Way Donation for Shree Nathji, Inc.  Resolution No. 48–09  Resolution Authorizing Mayor To Sign An Agreement For  Voluntary Right Of Way Donation   WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction of the bike path project  Number POENH(147) PCN 00C2; and  22 City Council Packet May 26, 2009   AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an Agreement For Voluntary  Right Of Way Donation with Shree Nathji, Inc. for Parcel 8A, otherwise known as Lot 7,  Except the East 30’ of the North 225’ thereof, and Lot 8, Except the South 225’ thereof,  in Lefevre Addition to the City of Brookings, County of Brookings, State of South Dakota,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents related to the Agreement For Voluntary Right Of Way Donation.    L. Action on Resolution No. 49‐09,  Authorizing Mayor to Sign Agreement for Voluntary  Right Of Way Donation for Porter Apple Leasing, LLC.  Resolution No. 49–09  Resolution Authorizing Mayor To Sign An Agreement For  Voluntary Right Of Way Donation   WHEREAS, the Brookings City Council desires the 2009 construction of the bike path  project Number POENH(147) PCN 00C2; and    AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an Agreement For Voluntary  Right Of Way Donation with Porter Apple Leasing, LLC for Parcel 7A, otherwise known as  The South 225’ of Lot 8, the North lot line being 225’ North of and parallel to the  southern most lot line of said Lot 8 of Lefevre Addition to the City of Brookings, County  of Brookings, State of South Dakota.      NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all  documents related to the Agreement For Voluntary Right Of Way Donation.    On the motion, all present voted yes; motion carried.    Annual Mayor’s Awards for Historic Preservation.   Dr. Dennis Willert, Brookings Historic  Preservation Commission Chairman, and Mayor Tim Reed, presented the annual Mayor’s  Awards for Historic Preservation to the following winners:  Doris Roden for Individual Service to  Historic Preservation; 324 Main Avenue, Sonnies Trends & Traditions, Janice & Tom Fergen,  Owners, for Interior Commercial Restoration; 409 Main Avenue, Rude’s Home Furnishings,  Alfred & Deanna Rude, Owners, for Commercial Signage; and 1003 Third Street, Jamison &  Michelle Pitts, Owners, for Overall Residential Rehabilitation.    Ordinance No. 11‐09 – Public Transportation Facility.   A public hearing was held on Ordinance  No. 11‐09, an Ordinance Amending the Zoning Ordinance Pertaining to the Definition of a  Public Transportation Facility in the City of Brookings, South Dakota.  No public comments were  made.   A motion was made by Whaley, seconded by McClemans, to approve Ordinance No. 11‐ 09.    All present voted yes; motion carried.    Ordinance No. 12‐09 – Storm Drainage.  A motion was made by Bartley, seconded by Whaley,  to approve Ordinance No. 12‐09, an Ordinance Amending Chapter 72, Storm Drainage, of the  23 City Council Packet May 26, 2009 Code Ordinances of the City of Brookings Pertaining to the Storm Drainage Fee With Certain  Amendments Thereto.    All present voted yes; motion carried.     Adjourn.  A motion was made by Bartley, seconded by Whaley, to adjourn.  All present voted  yes; motion carried.  Meeting adjourned at 6:33 p.m.         CITY OF BROOKINGS                          Tim Reed, Mayor  ATTEST:             Shari Thornes, City Clerk   24 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:   C. Action on an appointment to the Library Board.    Mayor Tim Reed has recommended the appointment of Mac Harris to the Library Board to  fill John Kubal’s vacated seat.   Other applicants included the following: Ann Spitzenberger,  Janell Hoffelt, Deb Davis, and William Gengler.   The term of the appointment will be from  May 26, 2009 to January 1, 2010.    The current Board composition is as follows:    Lawrence Rogers (2010)  Gloria Thvedt (2011)  Tami Watson (2012)  Amber Ohm (2012)      25 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     D. Action on Resolution No. 51‐09, designating Park & Recreation Center as Convention  Facility – August 29, 2009.    The Annual Firemen’s Dance is scheduled for Saturday, August 29, 2009, in the Park &  Recreation Center.   In order for the City to issue a temporary liquor license, the City  Council must first designate the Center as a Convention Facility.   Resolution format is  required by state law.   Resolution No. 51‐09 provided that approval.        Resolution No. 51‐09  Resolution Designating the Park and Recreation Center   as a Convention Hall    WHEREAS, the Brookings City Ordinance Section 5‐21 “Temporary on‐sale license for use at  convention Hall”, states “Any public convention center or hall designated by resolution of the  City is hereby designated as a convention hall of the City for purposes of temporary on‐sale  alcoholic beverage licensing.  The use of each convention hall by any person holding a  temporary on‐sale alcoholic beverage license shall be governed by the rules or regulations  pertaining to each respective facility.”     WHEREAS, SDCL 35‐4‐14.2 further states there may be issued in any municipality one on‐sale  license to be operated at a designated convention hall; and    WHEREAS, the Park and Recreation Center located at 221 Main Avenue is utilized for many  different functions and events; and    NOW, THEREFORE BE IT RESOLVED that the Park and Recreation Center be designated as a  Convention Hall on August 28 and 29, 2009.    Passed and approved this 26th day of May 2009.           CITY OF BROOKINGS    _________________________         Tim Reed, Mayor  ATTEST:    ____________________________  Shari Thornes, City Clerk         26 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     E. Action on temporary liquor license for Firemen’s Dance – August 29, 2009.     City Council action is required to approve a temporary liquor license to the Brookings  Firemen’s Association for the Annual Firemen’s Dance on August 29th.    All required  documents have been filed with the City pertaining to insurance and other licensing  requirements.    27 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     F. Action to schedule special Council meeting with the Brookings Health Systems Board  on Thursday, July 23rd, at 5:00 p.m.      The City Council has scheduled its second joint meeting this year with the Brookings  Health System Board for Thursday, July 23rd, at 5:00 p.m. at the Brookings Hospital.    City Council action is required to hold or cancel any meetings not included in its annual  calendar of meetings.  28 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     G. Action to approve a Memorandum of Understanding between the City of Brookings  and South Dakota State University (McCrory Gardens) for bike trail right‐of‐way.     The City of Brookings applied in 2003 for South Dakota Department of Transportation  enhancement funds for a bike trail project, and the City Council approved Resolution 41‐ 07, approving the Funding Agreement for this project.  The bike trail will extend from  the present trail system on the south side of 3M to east of the I‐29, running northerly  along the east side of I‐29, crossing 6th Street at 32nd Avenue and terminating at the  South Dakota Newspaper Association lot on north 32nd Avenue.  This project also  includes a bike trail loop in the South Dakota Arboretum located north of McCrory  Gardens, and a trail linking between 20th Avenue and 22nd Avenue.  This project is  tentatively scheduled for bid letting in June 2009 with an anticipated completion date of  fall 2009.      A portion of the bike trail will be located on South Dakota State University property,  specifically located in McCrory Gardens.  This portion of the project will require a  Memorandum of Understanding between the City of Brookings and South Dakota State  University.  The cost of building the bike trail is included with the enhancement project,  and the City will maintain the trail system.  The attached MOU and exhibit show the  details of the agreement and location of the bike trail.      This action will authorize the Mayor to sign the Memorandum of Understanding  between the City of Brookings and South Dakota State University (McCrory Gardens)  29 City Council Packet May 26, 2009 MEMORANDUM OF UNDERSTANDING  between  CITY OF BROOKINGS   and  SOUTH DAKOTA STATE UNIVERSITY  ____________________________    Whereas, the City of Brookings desires the construction of the bike path project Number  POENH(147) PCN 00C2; and    Whereas, this memorandum of understanding is intended to allow the bike/pedestrian path on  South Dakota State University property as shown on the attached map exhibit with the  following conditions:    1. South Dakota State University shall not charge the City of Brookings any fees for the  bike/pedestrian path being located on its property  2. The City shall be solely responsible for the care and maintenance of the bike/pedestrian  path   3. Should South Dakota State University require the use of its property the City shall  understand that its right to the use of the property and any responsibility for the  improvements made thereto shall be terminated.    Now, therefore, it is the joint and mutual understanding of the City of Brookings and South  Dakota State University for the above conditions.      CITY OF BROOKINGS      _________________________________    Tim Reed, Mayor  City of Brookings      ATTEST:    ____________________________       Shari Thornes     Date:  ____________________________    City Clerk      SOUTH DAKOTA STATE UNIVERSITY              President David Chicoine  Date:  ____________________________    30 150'75'075'CONSULTANTS:REV.DRAWN BY:JOB NO :DATE :CHECKED BY:DESIGNED BY:DATEDESCRIPTIONSHEET NO. :SHEET TITLE :PROJECT TITLE :PROJECT LOCATION :409 22nd Ave. S. P.O. Box 298Brookings, South Dakota 57006605-692-6342www.bannerassociates.com1"1/2"0SCALE REDUCTION BAR BROOKINGSBIKE PATH2009 BROOKINGS,SOUTH DAKOTAA.M.E.S.D.R.S.D.R.20720.13.00MARCH 200913 RIGHT OF WAYMECRORY LOOP City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     H. Action on Resolution No. 53‐09, a resolution For Bike Path/Pedestrian Trail Easement  with Dakota Minnesota & Eastern Railroad Corporation.      The City of Brookings applied in 2003 for South Dakota Department of Transportation  enhancement funds for a bike trail project, and the City Council approved Resolution 41‐ 07, approving the Funding Agreement for this project.  The bike trail will extend from  the present trail system on the south side of 3M to east of the I‐29, running northerly  along the east side of I‐29, crossing 6th Street at 32nd Avenue and terminating at the  South Dakota Newspaper Association lot on north 32nd Avenue.  This project also  includes a bike trail loop in the South Dakota Arboretum located north of McCrory  Gardens, and a trail linking between 20th Avenue and 22nd Avenue.  This project is  tentatively scheduled for bid letting in June 2009 with an anticipated completion date of  fall 2009.      A portion of the bike trail will be located Dakota Minnesota & Eastern Railroad  Corporation’s property, specifically crossing under Interstate 29 near the south end of  the 3‐M property.  This portion of the project will require an easement from DM&E.  The  cost of building the bike trail is included with the enhancement project, and the City will  maintain the trail system.  The attached easement and exhibit show the details of the  agreement and location of the bike trail.      City Attorney Steve Britzman offered the following comments regarding this easement:   “I have read the Bike Path/Pedestrian Trail Easement and this is a conventional  Easement with reasonable terms.  The legal description in Section 1 needs to be  corrected to reflect the “County of Brookings, State of South Dakota”.  The risk due to  claims by “trail users” is clearly assumed by the city, based on the agreements to  indemnify and hold harmless the railroad for claims made by persons who are upon the  trail property.  Fencing is required where the trail is parallel to the tracks and of course  the city pays all costs of trail improvements and rail improvements.  If construction is  within 25 feet of the tracks, a DM & E employee needs to be on site with notice given.   The railroad conducts all work within 10 feet of the tracks and bills the city.   The  Easement terminates if rail traffic increases to the extent DM & E believes use of the  trail is no longer safe, and this closure is after 18 months written notice by DM & E to  the City.   Let me know if you have any questions, but this Easement appears to be  reasonable in its present form.”      This resolution will authorize the Mayor to sign the Bike Path/Pedestrian Trail Easement  with Dakota Minnesota & Eastern Railroad Corporation.        32 City Council Packet May 26, 2009 Resolution No. 53–09  Resolution Authorizing the Mayor To Sign an Easement with DM&E   Bike Path Project POENH(147) PCN 00C2    WHEREAS, the Brookings City Council desires the construction and improvement of the bike  path project Number POENH(147) PCN 00C2;     AND WHEREAS, The City of Brookings desires to enter into an agreement for an easement with  Dakota, Minnesota & Eastern Railroad Corporation for the bike path located on DM&E  property, in the City of Brookings, County of Brookings, State of South Dakota,    NOW, THEREFORE, BE RESOLVED, that the Mayor is hereby authorized to sign all documents  related to the easement.    Passed and approved this 26th day of May 2009.        CITY OF BROOKINGS                ____________________________        Tim Reed, Mayor  ATTEST:      ________________________  Shari Thornes, City Clerk  33 City Council Packet May 26, 2009 #4 ‐ CONSENT AGENDA:     I. Action on Resolution No. 52‐09, a Resolution Giving Approval To The Acquisition,  Construction And Financing Of The City SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer And  Storm Project, Giving Approval To The Issuance Of A Borrower Bond To Finance A  Portion Of The Costs Of Such Project And Authorizing The Sale Of Said Bond.    Enclosed is the bond resolution/closing document necessary for our loan from the SD  Dept. of Environment and Natural Resources through the State Revolving Fund (SRF)  which we were awarded last fall.  This loan is in the amount of $1.19 million at 3.25  percent interest.  Its purpose is to help finance Phase II infrastructure improvements at  the SDSU Innovation Campus.  The balance of the infrastructure costs will be financed  with cash from the General Fund in the account we had set aside for a portion of the  DOT property acquisition.      The repayment plan is to first have the debt repaid with tax increment generated from  the tax increment district and second, from sales tax proceeds.  Ten percent of this loan  amount will be forgiven as a grant as part of the federal stimulus package.    Staff recommends approval of the document.  45 City Council Packet May 26, 2009   RESOLUTION NO. 52‐2009  A Resolution Giving Approval To The Acquisition, Construction And Financing  Of The City SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer And Storm Project, Giving  Approval To The Issuance Of A Borrower Bond To Finance A Portion Of The  Costs Of Such Project And Authorizing   The Sale Of Said Bond.    NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED AND ORDAINED by the City Council of the City of  Brookings as follows:     1. Recitals.  The City of Brookings  (the "City") desires to make a capital improvement to  and finance its SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer and Storm Sewer Project, as  described in Exhibit A hereto (the "Project"), details on the project are on file with the  City Manager and open to public inspection.    2. Authority.  The City is authorized to issue a Borrower Bond to finance the capital  improvements pursuant to Section 10‐52‐2.10 of the South Dakota Codified Laws.   Pursuant to Chapter 10‐52 of the South Dakota Codified Laws (the "Act") the City  proposes to issue a municipal non ad valorem borrower bond (as herein authorized, the  Bond, or the "Borrower Bond") to finance the Project.  The City is authorized by the  Sales Tax Act to levy a “non ad valorem tax” (as defined by the Act) on the sale, use,  storage, and consumption of items taxed under Chapters 10‐45 and 10‐46 of the South  Dakota Laws, subject to certain, as amended, exceptions.  3. Sales Tax Ordinance.  The City Council has adopted Section 78‐32 of the Brookings Code  of Ordinances which constitutes the City's effective Sales Tax Ordinance (the "Sales Tax  Ordinance").  The Sales Tax Ordinance has been duly adopted pursuant to the Act and  effectively and validly imposes the sales and use tax Act within the City, such tax being  hereinafter referred to as the "Sales Tax".  4. Cost of the Project.  The cost of the Project is approximately $3,884,000. The City  proposes to finance approximately $1,190,000 of the Project through the issuance of  the Borrower Bond (the “Bond”).  The Bond shall be payable out of collections of the  one percent 1 % after the first one percent of the Sales Tax as is necessary to pay  principal, administrative expense surcharge and interest on the Bond (the “Pledged  Tax”).    5. Findings.  The City Council  hereby finds and determines as follows:  5.1. The Project constitutes capital improvements which qualify for the financing  under and pursuant to SDCL Chapter 10‐52, and the Sales Tax Ordinance; and  5.2. The Borrower Bond authorized hereby is being issued to pay costs of the Project  which have not been incurred or paid as of the date hereof and/or which the City  has heretofore declared its intention to finance with bond proceeds and for  which the City has no other available means or source of financing.  46 City Council Packet May 26, 2009 5.3. It is in the best interests of the City to authorize the borrowing of funds to pay a  portion of the costs of the Project by authorizing and issuing its Borrower Bond,  consistent with the terms approved hereby for an aggregate sum not in excess of  the amount of $1,190,000.  6. Sale of Bond.  It is hereby determined to be necessary and in the best interests of the  City and its inhabitants that this City Council  authorize, issue and sell the Bond in order  to finance a portion of the cost of the Project.  The Mayor and City Manager are  authorized to take such action as is necessary to close the loan with the South Dakota  Conservancy District (the “District”) upon such terms and conditions as the District may  require.  The Mayor and City Manager are authorized to execute the Borrower Bond and  Loan Agreement approved by the District.  7. No Election Required.  The Bond may be issued by the City without an election pursuant  to SDCL §10‐52‐2.10.  8. Approval of the Loan, the Form of Borrower Bond and Loan Agreement.  The City does  hereby approve the Loan from the District, the form of the Borrower Bond and Loan  Agreement.  The Form of the Borrower Bond and Loan Agreement which are subject to  modification are on file with the City Manager and open to public inspection.  The  Mayor and City Manager are authorized to execute a Borrower Bond and Loan  Agreement in a form approved by the District.  9. Terms of Bond.  9.1. Date, Amount, Maturities and Interest Rates. The City Council hereby  authorizes the issuance of the Bond.  The Bond shall be dated in 2009.  The  principal amount of the Bond shall not exceed any statutory or constitutional  debt limitation.  The Bond shall have maturities and interest rates as negotiated  by the Mayor and City Manager.  9.2. Registration.  The City hereby appoints The First National Bank in Sioux Falls as  registrar and transfer agent (the "Registrar") for the Bond.  The effect of  registration and the rights and duties of the City and the Registrar with respect  thereto shall be as follows:  9.2.1. Register.  The Registrar shall keep at its office a register (the "Register") in  which the Registrar shall provide for the registration of ownership of the  Bond and the registration of transfers and exchanges of the Bond entitled  to be registered, transferred or exchanged.  47 City Council Packet May 26, 2009   9.2.2. Transfer of Bond. When the Bond is surrendered for transfer it shall be  duly endorsed by the registered owner thereof or accompanied by a  written instrument of transfer in form satisfactory to the Registrar; duly  executed by the registered owner thereof or by an attorney duly  authorized by the registered owner thereof. If the Bond is properly  surrendered as provided above, the Registrar shall authenticate and  deliver, in the name of the designated transferee, a new Bond of a like  aggregate principal amount and maturity.  The Registrar may, however,  close the books for registration of any transfer after the fifteenth day of  the month preceding each interest payment date and until such interest  payment date.  9.2.3.  Exchange of Bond.  Whenever the Bond is surrendered by the registered  owner for exchange the Registrar shall authenticate and deliver the new  Bond of a like aggregate principal amount and maturity, as required by  the registered owner or the owner's attorney in writing.  9.2.4.  Cancellation. The Bond surrendered upon any transfer or exchange shall  be promptly canceled by the Registrar and thereafter disposed of as  directed by the City.  9.2.5.  Improper or Unauthorized Transfer.  When the Bond is presented the  Registrar may refuse to transfer the same until satisfied that the  endorsement on such Bond or separate instrument of transfer is valid  and genuine and that the requested transfer is legally authorized.  The  Registrar shall incur no liability for the refusal, in good faith, to make  transfer which, in their judgment, are deemed improper or unauthorized.  9.2.6.  Persons Deemed Owners.  The City, Paying Agent and Registrar may  treat the person whose name any Bond is at any time registered in the  Register as the absolute owner of such Bond, whether such Bond shall be  overdue or not, for the purpose of receiving payment of or on account of,  the principal of and interest on such Bond and for all other purposes, and  all such payments so made to any such registered owner or upon the  owner's order shall be valid and effectual to satisfy and discharge the  liability upon such Bond to the extent of the sum or sums so paid.  48 City Council Packet May 26, 2009   9.2.7.  Taxes, Fees and Charges.  For every transfer or exchange of Bond, the  Registrar may impose a charge upon the owner thereof sufficient to  reimburse the Registrar for any tax, fee or other governmental charge  required to be paid with respect to such transfer or exchange.  9.2.8.  Mutilated, Lost, Stolen or Destroyed Bond.  In case the Bond shall  become mutilated or be destroyed, stolen or lost, the Registrar shall  deliver a new Bond of like amount, number, maturity date and tenor in  exchange and substitution for and upon cancellation of any such  mutilated Bond or in lieu of and in substitution for any such Bond  destroyed, stolen or lost, upon the payment of the reasonable expenses  and charges of the Registrar in connection therewith; and, in the case of a  Bond destroyed, stolen or lost, upon filing with the Registrar of evidence  satisfactory that such Bond was destroyed, stolen or lost, and of the  ownership thereof, and upon furnishing to the Registrar of an  appropriate bond or indemnity in form, substance and amount  satisfactory to the Registrar, in which the City and the Registrar shall be  named as obligees.  The Bond so surrendered to the Registrar shall be  canceled by him and evidence of such cancellation shall be given to the  City.  If the mutilated, destroyed, stolen or lost certificate has already  matured or has been called for redemption in accordance with its terms  it shall not be necessary to issue a new Bond prior to payment.    9.3. Preparation and Delivery.  The Bond shall be prepared under the direction of the  City Manager and shall be executed on behalf of the City by the facsimile or  manual signatures of the Mayor and the City Manager and countersigned by the  facsimile or manual signature of an attorney actually residing in the State of  South Dakota and duly licensed to practice therein.   9.4. Security Provisions; Funds and Accounts and Other Covenants and  Determinations.  9.4.1. Drinking Water Borrower Bond Fund 2009.  The Finance Officer is hereby  authorized and directed to establish and shall maintain the Drinking  Water Borrower Bond Fund 2009 as a separate and special fund in the  financial records of the City until the  Bond issued and made payable  therefrom, and interest due thereon, have been duly paid or discharged.   All collections of the Pledged Tax, as hereinafter defined, shall be  credited, as received, to the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009.   Within the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009 are various  separate accounts to be maintained by the City.  9.4.2. Pledged Tax.  Pursuant to the Act and the Sales Tax Ordinance, the City  has levied the Sales Tax on the sale, use, storage and consumption of  items taxes under Section 10‐45 and 10‐46 of South Dakota Codified  49 City Council Packet May 26, 2009 Laws, subject to certain exceptions.  The proceeds of the Pledged Tax are  irrevocably pledged and appropriated and amounts sufficient to pay the  principal of and interest on the Outstanding Bond as the same become  due shall be deposited to the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009.   For purposes of this Resolution, "Outstanding Bond" shall mean the Bond  and any parity lien Bond hereafter issued pursuant to this Resolution.   The Pledged Tax and the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009 shall  be used and applied only in the manner and order hereinafter set forth.  9.4.3. Construction Account.  There is hereby created and established as an  account of the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009, a  "Construction Account".  There shall be credited to the Construction  Account the proceeds from the sale of the Bond remaining after payment  of the expenses of issuing the Bond.  All moneys credited to the  Construction Account shall be applied solely to the payment of the costs  of the Project.  For the purposes of this Resolution, "costs of the Project"  shall include costs of acquiring, construction, and installing the Project  including cost of labor, services, materials and supplies, financial,  architectural, engineering, legal, accounting and other professional  expenses relating to the Project, the costs of acquisition or properties,  rights, easements, or other interest in properties, insurance premiums,  and the costs of publishing, posting or mailing notices in connection with  the Project.  All sums derived from the investment of moneys in the  Construction Account shall remain in and become part of such account.   Upon completion of the Project and when all costs of the Project have  been paid, any balance remaining in the Construction Account shall be  credited to the Principal and Interest Account hereinafter established.  9.4.4. Principal and Interest Account.  There is hereby created and established  as an account of the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009, a  "Principal and Interest Account." Immediately upon delivery of the Bond,  there shall be credited to the Principal and Interest Account the amount  of any accrued interest received from the Purchaser.  Commencing on  the first day of the month following the month in which the Bond is  delivered to the Purchaser, there shall be withdrawn from the Drinking  Water Borrower Bond Fund 2009, at least monthly and credited to the  Principal and Interest Account an amount which will equal at least one‐ third (1/3) of the principal, interest and administrative surcharge  becoming due on the next succeeding interest payment date with respect  to the Outstanding Bond issued.  In all events there shall be credited to  the Principal and Interest Account amounts sufficient to pay the principal  of and interest on the Outstanding Bond as the same become due.  9.4.5. Subordinate Lien Bond.  After making the above‐required payments, any  remaining Pledged Tax shall be used for the payment of the principal of  and interest on any additional sales tax revenue bonds having a lien  50 City Council Packet May 26, 2009 which is on a parity to or subordinate to the lien of the Outstanding  Bond, and for a reserve fund as additional security for the payment of  such subordinate lien Bond.  9.4.6. Inter‐fund Transfer.  So long as the revenues from the Pledged Tax are  sufficient to make all required deposits to the Principal and Interest  Account, the City may deposit the excess revenues from the Pledged Tax  to the general fund or any other City fund as determined by the City and  as permitted by law.  9.4.7. Deposit and Investment of Funds.  The Finance Officer shall cause all  moneys pertaining to the Fund to be deposited as received with one or  more banks which are duly qualified public depositories under the  provisions of Chapter 4‐6A, South Dakota Codified Laws, in a deposit  account or accounts, which shall be maintained separate and apart from  all other accounts of the City, so long as the Bond and the interest  thereon shall remain unpaid.  Any of such moneys not necessary for  immediate use may be deposited with such depository banks in savings  or time deposits.  No moneys shall at any time be withdrawn from such  deposit accounts except for the purposes of the Fund as authorized in  this Resolution; except that moneys from time to time on hand in the  Fund may at any time, in the discretion of this Council  , be invested in  securities permitted by the provisions of Section 4‐5‐6, South Dakota  Codified Laws, maturing and bearing interest at the times and in the  amounts estimated to be required to provide cash when needed for the  purposes of the respective accounts.  Income received from the deposit  or investment of moneys shall be credited to the account from whose  moneys the deposit was made or the investment was purchased, and  handled and accounted for in the same manner as other moneys in that  account.  9.5. Additional Debt.  The Borrower shall not incur any Debt which has a lien on or  right to payment from the Pledged Tax which is superior to that of this Loan  Agreement and the Borrower Bond.  The Borrower may incur Debt which is on a  parity with this Loan Agreement and the Borrower Bond under the following  conditions:  9.5.1. Debt secured by Pledged Tax may be incurred to pay or prepay or  defease other Debt secured by Pledged Tax if the maximum annual Debt  Service of the new Debt is no greater than that of the Debt being paid,  prepaid or defeased.   51 City Council Packet May 26, 2009   9.5.2. Debt secured by Pledged Tax may be incurred for any purpose so long as  prior to the issuance of such Debt the Borrower has delivered to the  Trustee and the District a certificate prepared by a Consultant showing  that the Pledged Tax collected for any 12 consecutive months out of the  15 consecutive months immediately preceding the issuance of the  proposed Debt was at least equal to 110% of maximum annual Debt  Service for all Debt secured by Pledged Tax which will be outstanding  immediately after the issuance of the proposed Debt.  9.5.3. The Borrower may not, without the written consent of the District, incur  any (i) variable rate Debt secured by Pledged Tax or (ii) Debt secured by  Pledged Tax the payments of principal of and interest on which in any  fiscal year are 150% or more of the payments of principal and interest for  any other fiscal year.  9.5.4. Nothing herein shall prevent the City from issuing Bonds payable from  the Pledged Tax and the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009 or  having a lien thereon which is junior and subordinate to the lien of the  Bonds authorized herein.  9.6. Covenants of the City.  The City hereby irrevocably covenants and agrees with  each and every holder of the Bonds that so long as any of the Bonds remain  outstanding:  9.6.1. It will not amend or repeal the Sales Tax Ordinance relating to the Sales  Tax by decreasing the Sales Tax rate or the allocation of revenues thereof  to the Drinking Water Borrower Bond Fund 2009, or in any way that  would adversely affect the amount of Sales Tax revenues which would  otherwise be collected and deposited to the Drinking Water Borrower  Bond Fund 2009.  However, nothing shall prevent the City from amending  the Sales Tax Ordinance in order to make certain changes in the  administration, collection or enforcement of the Sales Tax, provided that  such changes would not materially adversely affect the owners of the  Bonds.  9.6.2. It will administer, enforce, and collect, or cause to be administered,  enforced or collected, the Sales Tax authorized by the Sales Tax  Ordinance and shall take such necessary action to collect delinquent  payments in accordance with law.  9.6.3. It will keep or cause to be kept such books and records showing the  proceeds of the Sales Tax, in which complete entries shall be made in  accordance with standard principles of accounting, and any owner of any  Bond shall have the right at all reasonable times to inspect the records  and accounts relating to the collection and receipts of such Sales Tax.  52 City Council Packet May 26, 2009 9.6.4. In the event the Sales Tax of the City is replaced and superseded by the  state collected‐locally shared sales tax or taxes, or is replaced and  superseded in some other manner form other source or sources, the  revenues derived by the City from the replacement source or sources, as  received by the City shall be appropriated in the same manner as if the  City had levied and imposed a sales tax.  From and after the date of a  replacement, the Outstanding Bonds shall have a first and prior lien, but  not necessarily an exclusive lien, upon such replacement revenues to the  extent therein specified.  9.7. Defeasance. When the Bond issued has been discharged as provided in this  section, all pledges, covenants, and other rights granted by this resolution to the  registered owners of the Bond shall cease.  The City may discharge its obligations  with respect to any Bond which is due on any date by providing to the Paying  Agent on or before that date a sum sufficient for the payment thereof in full; or,  if the any Bond should not be paid when due, it may nevertheless be discharged  by providing to the Paying Agent a sum sufficient for the payment thereof in full  with interest accrued to the date of such deposit.  The City may also discharge its  liability with reference to all Bonds which are called for redemption on any date  in accordance with their terms by depositing funds with the Paying Agent on or  before that date in accordance with their terms by depositing funds with the  Paying Agent on or before that date, in an amount equal to the principal,  interest, and premium, if any, which are then due thereon, provided that notice  of such redemption has been duly given.  The City may also at any time discharge  this issue of Bonds in its entirety, subject to the provisions of law now or  hereafter authorizing and regulating such action, by depositing irrevocably in  escrow, with a bank qualified by law as an escrow agent for this purpose, cash or  United States government obligations which are authorized by law to be so  deposited, bearing interest payable at such times and at such rates and maturing  on such dates as shall be required to provide funds (without an reinvestment)  sufficient to pay all principal, interest and premiums, if any, to become due on all  Bonds on and before maturity, or, if a Bond has been duly called for redemption,  on or before the designated redemption date.  9.8. Tax Matters; Certification of Proceedings and Miscellaneous.  9.8.1. Tax Matters.  The City covenants and agrees with the registered owners  from time to time of the Bonds that it will not take or permit to be taken  by any of its officers, employees or agents any action which would cause  the interest on the Bond to become subject to taxation under the  Internal Revenue Code of 1986, as amended (the "Code"), and applicable  Treasury Regulations (the "Regulations"), and covenants to take any and  all actions within its powers to ensure that the interest on the Bond will  not become subject to taxation under the Code and the Regulations.  The  City will cause to be filed with the Secretary of Treasury an information  reporting statement in the form and at the time prescribed by the Code.  53 City Council Packet May 26, 2009 9.8.2. The Mayor and City Manager, being the officers of the City charged with  the responsibility for issuing the Bond pursuant to this resolution, are  authorized and directed to execute and deliver to the purchaser thereof a  certificate in accordance with the provisions of Section 148 of the Code  and Sections 1.103‐13, 1.103‐14 and 1.103‐15 of the Regulations, stating  the facts estimates and circumstances in existence on the date of issue  and delivery of the Bond which make it reasonable to expect that the  proceeds of the Bond will not be used in a manner that would cause the  Bond to be arbitrage bonds within the meaning of the Code and  Regulations.  9.8.3. The City recognizes its obligation to comply with the provisions of Section  148(f) of the Code relating to the rebate of certain amounts to the United  States, and covenants that it will take or refrain from any actions, the  result of which would be to cause the interest on the Bond to become  subject to federal income taxation as a result of the failure to comply  with Section 148(f) of the Code and applicable Treasury Regulations.  The  City will take all actions necessary to comply with the rebate  requirement, including making or causing to be made the computations  of rebate or penalty amounts.  The City will make any payments of rebate  or penalty amounts, and will pay the costs of computing any such rebate  or penalty amounts.  9.8.4. It is hereby determined that the Bond is not and will not be "private  activity bonds" as defined in Section 141(a) of the Code, and in support of  such conclusion the City Council  covenants, represents, and certifies as  follows:  9.8.4.1.none of the proceeds of the Bond will be used, directly or  indirectly, or will be used to replace funds which were used, in  any trade or business carried on by any person other than a state  or local governmental unit;  9.8.4.2.no direct or indirect payments of the principal of or interest on  the Bond will be derived from payments (whether or not to the  City), in respect of property, or borrowed money, used or to be  used for a private business use by any person other than a state  or local governmental unit;  9.8.4.3.none of the proceeds of the Bond are to be used directly or  indirectly, to make or finance loans to persons other than a state  or local governmental unit; and  9.8.4.4.no user of any facilities or improvements financed with the  proceeds of the Bond will use the same on any basis other than  the same basis as the general public; and no person other than  the City will be a user of said, facilities as a result of (i) ownership;  54 City Council Packet May 26, 2009 (ii) actual or beneficial use pursuant to a lease or a management  or incentive payment contract; or (iii) any other arrangement.  9.8.5. The City reasonably anticipates that the amount of tax exempt  obligations which will be issued by the City and all entities subordinate to,  or treated as one issuer with, the City during calendar year 2009 will not  exceed $30,000,000.  The Bond is hereby designated as "qualified tax‐ exempt obligations" within the meaning of Section 265(b)(3) of the Code.   The City does not reasonably expect that it or any subordinate entity will  issue, and will not request any other governmental entity to issue on its  behalf, in calendar year 2009, more than $30,000,000 of obligations  which it or any such entity could designate as "qualified tax‐exempt  obligations".  9.8.6. If the City agrees to comply with all provisions of the Code, which if not  complied with by the City, would cause the interest on the Bond not to  be tax‐exempt in the hands of a holder who is a natural person, including,  if determined to be necessary upon advice of bond counsel, the payment  of any rebate amount necessity to preserve such tax exemption pursuant  to Section 148 of the Code.  The City further agrees: (1) through its  officers, to make such further specific covenants, representations as shall  be truthful, and assurances as may be necessary or advisable; (2) to  consult with bond counsel and to comply with such advice as may be  given; (3) to file such forms, statements, and supporting documents as  may be required and to do so in a timely manner; and (4) if deemed  necessary or advisable by its officers, to employ and pay fiscal agents,  financial advisors, attorneys, and other persons to assist the City in such  compliance.  10. Principal Forgiveness.  The City shall request to have up to 10% of the total principal  amount of the Loan forgiven by the District.  The City officials are directed to cause the  compliance with the following deadlines:    10.1. Submit complete plans and specifications for the Project to the Department on or  before October 1, 2009;    10.2. Advertise for bids and open bids for the project in accordance with SDCL Chapter 5‐ 18 on or before December 10, 2009;    10.3. Submit the bid of the apparent lowest bidder to the Department for review on or  before December 21, 2009; and    10.4. Award construction contracts on or before January 15, 2010.  11. Certification of Proceedings.  The officers of the City are authorized and directed to  prepare and furnish to the purchaser of the Bond certified copies of all proceedings and  55 City Council Packet May 26, 2009 records of the City relating to the authorization and issuance of the Bond and such other  affidavits and certificates as may reasonably be required to show the facts relating to  the legality and marketability of the Bond as such facts appear from the officer's books  and records or are otherwise known to them.  All such certified copies, certificates and  affidavits, including any heretofore furnished, shall constitute representations of the  City as to the correctness of the facts recited therein and the action stated therein to  have been taken.   Passed and approved this 26th day of May 2009.  ATTEST: ________________________________    Tim Reed, Mayor  _____________________________  Shari Thornes City Clerk  Published: May 29, 2009 56 City Council Packet May 26, 2009   EXHIBIT A    DESCRIPTION OF THE PROJECT      City of Brookings Phase II – SDSU Innovation Campus Sanitary Sewer and Storm Sewer Project as  outlined in the facilities plan dated December 2008.      57 City Council Packet May 26, 2009 Presentations/Reports/Special Requests:    5. INVITATION FOR A CITIZEN TO SCHEDULE TIME ON THE COUNCIL  AGENDA FOR AN ISSUE NOT LISTED.    At this time, any member of the public may request time on the agenda for  an item not listed.  Items are typically scheduled for the end of the  meeting; however, very brief announcements or invitations will be allowed  at this time.              6. SDSU STUDENT SENATE REPORT.      58 City Council Packet May 26, 2009 Ordinances – 1st Readings **  ** No vote is taken on the first reading of ordinances.  The title of the ordinance is read and the  date for the public hearing is announced.     7. Ordinance 13‐09: An Ordinance for a Conditional Use to establish an “Outdoor  Sales” use on Lots 1 and 2, Block 3, Moriarty Second Addition.      Public Hearing: June 23, 2009      Applicant:  Kerry Antonsen    Proposal:  Allow retail sales of “trailerable fish houses” on an industrial lot    Background:  This parcel contains the petitioners landscape business and storage yard  and also a recycling business. The lots adjacent to this lot are also zoned I‐1and have  various industrial uses.    Specifics: The trailers would be located on the west side of the lot and be positioned as  shown on the site plan. This area is in the floodplain but has been elevated with fill prior  to development.  The standards for “Outdoor Sales” in an industrial district are as  follows:                Sec.  94‐290.5. Outdoor Sales.              Such uses shall be located or arranged in a manner that will display larger vehicles  away from a residential district boundary line or by location toward the interior  of the display lot.  Larger vehicles shall not prohibit or disrupt traffic flow within  or through the display lot.    Recommendation:  The Planning Commission voted 8 yes and 0 no to approve the  Conditional Use.  59 City Council Packet May 26, 2009 Ordinance No. 13‐09    An Ordinance Pertaining to an Application for a Conditional Use for an Outdoor Sales Use in  the Industrial I‐1 District.    Be it ordained by the governing body of the City of Brookings, South Dakota that said  Conditional Use shall be approved for a Outdoor Sales use on Lots 1 and 2, Block 3, Moriarty  Second Addition with the following conditions:   None    All sections and ordinances in conflict herewith are hereby repealed.    FIRST READING:  May 26, 2009  SECOND READING:  June 23, 2009  PUBLISHED:             CITY OF BROOKINGS             __________________________         Tim Reed, Mayor    ATTEST:      ________________________________  Shari Thornes, City Clerk  60 City Council Packet May 26, 2009 Planning Commission  Brookings, South Dakota   May 5, 2009      OFFICIAL MINUTES       Chairperson David Kurtz called the regular meeting of the City Planning Commission to  order on May 5, 2009 at 7:00 PM in the Council Chamber at City Hall. Members present were  Stacey Howlett, Al Gregg, Al Heuton, Wayne Avery, Larry Fjeldos, John Gustafson, Greg Fargen,  and Kurtz. Mike Cameron was absent. Also present were David Jones, Richard Halstead, Russ  Brandriet, City Engineer Jackie Lanning, Community Development Director, Mike Struck, and  Planning and Zoning Administrator Dan Hanson.    Item #4 – Kerry Antonson has submitted an application for a Conditional Use to establish an  outdoor sales use on Lots 1 and 2, Block 3, Moriarty Second Addition.    (Gregg/Heuton)Motion to approve the Conditional Use. All present voted aye. MOTION  CARRIED.    Item #4 – Hanson stated that the location of the outdoor sale items would be along the west  side of the lot. The adjacent land to the west was undeveloped. Other adjacent uses were  indicated on an area map. Fargen inquired if the trailers could be placed on other areas of the  lot. Hanson replied that the applicant would be required to follow the site plan that he  submitted. He added that an amendment to the plan could be submitted at a later date if the  applicant’s plan changed.    Dan Hanson, Secretary     Dave Kurtz, Chairperson  Planning & Zoning Administrator    65 City Council Packet May 26, 2009 Ordinances – 1st Readings **  ** No vote is taken on the first reading of ordinances.  The title of the ordinance is read and the  date for the public hearing is announced.     8. Ordinance 14‐09: An Ordinance rezoning Husen’s Addition, excluding the North  272.8 feet of the East 815 feet; and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition all in the N ½ of  the N ½ of the SE ¼ of Section 22‐T110N‐R50W from a Residence R‐1A and R‐3A  District to an Industrial I‐1District.    Public Hearing: June 23, 2009      Applicant:  Richard Halstead    Proposal: Convert undeveloped residential land into a light industrial district    Background: Land use in this general area has been influenced by several factors.  First  and foremost is that the majority of the land has always been in the floodway and  special flood hazard area (SFHA).  In addition,Western Avenue from 6th Street to the by‐ pass was part of Highway 14 until the mid 1960’s when the diagonal was constructed.   This is why there are several businesses along that stretch of road today.  A few of these  business lots also contained the home of the proprietor.  In the latter part of the 1960s,  the city zoned much of the undeveloped land to a Residence R‐1A District to “control”  future development.    In 1978, the city became a partner with the National Flood Insurance Program that is  now part of FEMA.  Regulations were put in place to require minimum elevations for all  structures that were proposed in the SFHA.  This resulted in the types of developments  that were built slab‐on‐grade or elevated above grade.  Therefore, the greatest  expansion in terms of land use in the floodplain has been industrial operations followed  by mobile home parks.  Both uses can meet the elevation requirements quite easily in  most instances.    Specifics:  The petitioner had originally requested a rezoning of approximately 12.5  acres but modified his request to include only the south 4 acres.  This area is still within  the original boundaries.    Recommendation:  The Planning Commission voted 7 yes and 1 no to rezone the 4 acre  site proposed by the petitioner.     66 City Council Packet May 26, 2009 Ordinance No. 14‐09    An Ordinance to Change the Zoning Within the City of Brookings    Be it ordained by the governing body of the City of Brookings, South Dakota,     Section 1. That the real estate situated in the City of Brookings, County of Brookings, State of  South Dakota, described as follows:     The South 196 feet of Husen’s Addition be and the same is hereby rezoned and reclassified  from a Residence R‐1A District to an Industrial I‐1 District; and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition  be and the same is hereby rezoned and reclassified from a Residence R‐3A District to an  Industrial I‐1 District.    In accordance with Section 94.7 of Article I of Ordinance 25‐02 of the Code of Ordinances of  Brookings, South Dakota, as said districts are more fully set forth and described in Articles III  and IV of Ordinance No. 25‐02 of the City of Brookings, South Dakota.    Section 2. The permitted use of the property heretofore described be and the same is hereby  altered and changed in accordance herewith pursuant to said Ordinance No. 25‐02 of the City  of Brookings, South Dakota.    Section 3. All sections and ordinances in conflict herewith are hereby repealed.    First Reading:     May 26, 2009  Second Reading and Adoption:  June 23, 2009  Published:             CITY OF BROOKINGS          ______________________________        Tim Reed, Mayor      ATTEST:    _________________________  Shari Thornes, City Clerk   67 City Council Packet May 26, 2009 Planning Commission  Brookings, South Dakota   May 5, 2009  OFFICIAL MINUTES  Chairperson David Kurtz called the regular meeting of the City Planning Commission to order on May 5,  2009 at 7:00 PM in the Council Chamber at City Hall. Members present were Stacey Howlett, Al Gregg,  Al Heuton, Wayne Avery, Larry Fjeldos, John Gustafson, Greg Fargen, and Kurtz. Mike Cameron was  absent. Also present were David Jones, Richard Halstead, Russ Brandriet, City Engineer Jackie Lanning,  Community Development Director, Mike Struck, and Planning and Zoning Administrator Dan Hanson.    Item #5 – Richard Halstead has submitted a petition to rezone Husen’s Addition, excluding the North  272.8 feet of the East 815 feet thereof from a class Residence R‐1A District to a class Industrial I‐1District  and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition from a class Residence R‐3A District to a class Industrial I‐1 District.    (Gregg/Fargen) Motion to take the motion off the table. All present voted aye. MOTION CARRIED.    (Gregg/Avery) Amendment to the motion to rezone the south 196 feet of Husen’s Addition from a  Residence R‐1A District to a class Industrial I‐1 District; and Lot 1, Block 1, Husen’s Addition from a class  Residence R‐3A District to a class Industrial I‐1 District. All present voted aye except Heuton voted no.  AMENDMENT CARRIED.    The motion, as amended, was voted on. All present voted aye except Heuton voted no. MOTION  CARRIED.       Item #5 – Richard Halstead was present to discuss a rezoning of his property that was tabled in April.  Halstead indicated that Russ Brandriet, the prospective buyer, was only interested in four (4) acres along  the south side of his land.    Brandriet stated that his intention was to construct storage buildings on the property and plant trees  around the perimeter. Gustafson asked about lighting. Brandriet said he would install security lights.  Hanson commented that zoning regulations would require that the lights not shine into adjacent  residential areas.    Heuton inquired about landscape setbacks. Hanson responded that a 50 foot wide landscape buffer was  required between an industrial district and a residential district. Hanson noted that the land was in the  Special Flood Hazard Area and would be required to be elevated prior to development. Lanning pointed  out that the land would also have to be platted prior to transfer.    Dan Hanson, Secretary     Dave Kurtz, Chairperson  Planning & Zoning Administrator    73 City Council Packet May 26, 2009 Second Readings/Public Hearings    9. Public hearing and action on a house moving request from Roger Julian Move a one‐ story house from Sioux Falls to a lot in Meyer’s Subdivision, AKA “University Estates”.    Applicant:  Roger Julian    Proposal:  Move a one‐story house from Sioux Falls to a lot in Meyer’s Subdivision, AKA  “University Estates”.    Background:  Meyer’s Subdivision is a rural housing development that was established in  the early 1970s.  The development scheme was to allow lots in the south half of the  subdivision to accommodate manufactured/mobile homes while lots in the north half  would have on‐site built homes or modular homes.  Most of the houses in the north half  are ranch‐style or split‐foyer style homes.  There have been other homes moved onto  lots in this area in the past.    Specifics:  The house is a ranch‐style design.  It was built around 1980 and is 24’ X 56’.  A  future detached garage would be constructed in the rear yard at a later date.   The proposed location meets or exceeds            Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call  City Manager Recommendation – Approve   74 City Council Packet May 26, 2009 Second Readings/Public Hearings  10. Public hearing and action on Phase One (1) of the Safe Routes to School Project.      The Safe Routes to School program is a grant program providing communities with the  opportunity to encourage and improve safety for bicycling and walking to school for  grades K‐8. The goals of the program are:  •     To enable and encourage children, including those with disabilities, to walk and  bicycle to school  •     To make bicycling and walking to school a safer and more appealing  transportation alternative, thereby encourage a healthy and active lifestyle from  an early age  •     To facilitate the planning, development, and implementation of projects and  activities that will improve safety and reduce traffic, fuel consumption, and air  pollution in the vicinity of schools.    The Safe Routes to School project involves the “5Es”:  •     Education  •     Enforcement  •     Encouragement  •     Evaluation  •     Engineering    The City of Brookings and Brookings School District have received a grant for the Phase I  project which includes infrastructure and non‐infrastructure items with the City  responsible for the infrastructure items.  Infrastructure items include bike lane striping,  high visibility crosswalks, and stencil symbols with paint for all designated routes, bike  racks and bike route signage.  The infrastructure projects are planned near the  Mickelson Middle School and the new Camelot Intermediate School.    The City of Brookings received $72,690.00 in infrastructure funding and the Brookings  School District received $21,181.25 in non‐infrastructure funding, with 100% of said  costs coming from Federal Highway funds.  The City will be responsible for payment of  the costs associated with infrastructure with reimbursement of said costs being 100%  eligible up to the awarded amount.  The City has 9 months to start the project and 2  years to complete it from the date of the notice to proceed, which was February 18,  2009.    Public Input:  The City began the public input process regarding the Phase I route by hosting a public  hearing at the May 14, 2009 Traffic Safety Committee meeting.  Approximately a dozen  citizens attended the meeting to offer input on the bike routes.  A notice along with the  proposed route and striping options was mailed to the property owners abutting the  proposed route.      81 City Council Packet May 26, 2009 There are essentially three options for the bike routes:  • Sharrow:  stencil and signage  • Shared parking/bike lane:  stencil, signage, striped bike lane (keep  parking)  • Exclusive bike lane:  stencil, signage, striped bike lane (remove parking)    The Traffic Safety Committee discussed the bike route options at their Friday, April 17,  2009 meeting.  The following is a summary of the discussion:    Unapproved Summary of Discussion  BROOKINGS TRAFFIC SAFETY COMMITTEE  Thursday, May 14, 2009    The Brookings Traffic Safety Committee held its monthly meeting on Thursday, May 14,  2009, at 12:10pm in the City Hall community room.    Members Present:  Brad Whaley, Louis Skubic, Dain Arns, Carol Rettkowski, Skip  Webster, Connie Bridges, Brian Leuders, Jackie Lanning and Bryan Gums.    Members Absent:, Tim Heaton, Daryl Englund, Mike Fossum and Keith Bruinsma    Others Present:  Property owners that were invited along the proposed Safe Routes to  School route, Street Superintendent Koss Delfinis, Park and Recreation Director Allyn  Frerichs and Community Development Director Mike Struck.      Excerpt from Summary of Discussion:    New Business:   1) Discussion of the Safe Routes to School Phase I project with potential removal of  parking   The Committee heard testimony from numerous people who own  property along the proposed Safe Routes to School route.  A notice of the TSC  meeting with a map showing the proposed route and drawings of the striping  options was sent to all of the property owners located along the proposed route.   Lanning introduced the Safe Routes to School project and showed striping and  signage drawings of the options of the shared parking/bike lane, the striped bike  lane and a sharrow lane.  Most of the property owners in attendance lived along  17th Avenue South between 8th Street South and 12th Street South.  There was  positive feedback regarding healthy activities and promoting biking and walking  to school, however, several people were concerned about young students riding  their bikes in the streets.  All of the property owners along 17th Avenue South in  attendance and one property owner who phoned the City Engineer wanted to  keep the parking on 17th Avenue South.  The reasons included that parking is  already restricted to one side of 17th Avenue South and they do not have back  alley or side‐street parking available.  There are activities at the Mickelson  82 City Council Packet May 26, 2009 Middle School and St. Thomas More Catholic Church that have many people  parking along 17th Avenue South.  Other property owners were concerned about  the safety of children riding their bikes on the streets, especially with the traffic  congestion around the Middle School.  Some property owners felt a wider  sidewalk along 17th Avenue South would be useful.  Brian Leuders indicated he  thought the school district would be acceptable to maintaining a wider sidewalk.   A person asked if the grant could include sidewalk and Mike Struck stated that  the grant the City received had striping and signage in the plan.  The cost of a  widened sidewalk would need to be included under a different grant or budgeted  at a later date.  Frerichs asked if there was support to stripe a bike lane along the  other streets.  It did not appear that any members of the audience lived along the  other streets.  Skip Webster stated that the Traffic Safety Committee will discuss  the public testimony and safety concerns to make a recommendation.  Lanning  asked if the committee felt they could make a recommendation on any of the  streets at this meeting.  The consensus of the committee was to discuss the issue  further at the June Traffic Safety Meeting before making a recommendation since  the topic was complicated.    After the Traffic Safety Committee meeting, the engineering staff investigated the  existing street widths along the bike route.   It was found that 7th Avenue South and  Christine Avenue are 26 feet wide and would not have enough room for striped bike  lanes.  The minimum width needed for striped bike lanes is 30 feet.  A notice of this  Council Meeting was mailed to all property owners abutting the proposed bike route  and a press release was issued for this meeting.                                Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call  City Manager Recommendation – Approve     83 City Council Packet May 26, 2009 Second Readings/Public Hearings  11. Public hearing and action on annual malt beverage alcohol license renewals.    A public hearing and action by the governing body is required to renew Malt Beverage  Licenses on an annual basis. The enclosed legal notice was published listing all the  applications. Licenses are effective from July 1st to June 30th.  The license fees are $150  for Off‐Sale and $250 for On‐Off Sale. Once approved, the applications will be forwarded  to the State Department of Revenue for final action and issuance of the license.    City Ordinances:  The following is the City Code of Ordinances pertaining to Application Review  Procedure.  The City Council shall review all applications submitted to the City for available On‐Sale  Alcoholic Beverage Agreements and for On‐Sale Malt Beverage and Wine Licenses in  accordance with SDCL 35‐2 and in accordance with the following factors:  (a) Type of business which applicant proposes to operate:  On‐Sale Alcoholic Beverage Operating Agreements and On‐Sale Malt  Beverage and Wine Licenses may not be issued to convenience grocery  stores, gas stations, or other stores where groceries or gasoline are sold  unless it can be established that minors do not regularly frequent the  establishment.  (b) The manner in which the business is operated:  On‐Sale Alcoholic Beverage Operating Agreements and On‐Sale Malt  Beverage and Wine Licenses may not be issued to establishments which  are operated in a manner which results in minors regularly frequenting  the establishment.  (c) The extend to which minors are employed in such a place of business:  On‐Sale Alcoholic Beverage Operating Agreements and On‐Sale Malt  Beverage and Wine Licenses may not be issued to convenience grocery  stores, gas stations, or other stores where groceries or gasoline are sold  and which regularly employ minors.  (d) The adequacy of the police facilities to properly police the proposed location:  The City Council shall inquire of the Police Chief whether the Police  Department can adequately police the proposed location.  (e) Other factors:  The hours that business is conducted shall be considered by the City  Council in its review of applications for on‐sale alcoholic beverage  operating agreements and on‐sale malt beverage and wine licenses    State Law Information:  SDCL 35‐2‐1.2 provides all applications for retail licenses …shall be submitted to the  governing board of the municipality within which the applicant intends to operate…The  governing board:  “shall have discretion to approve or disapprove the application  88 City Council Packet May 26, 2009 depending on whether it deems the applicant a suitable person to hold such license and  whether it considers the proposed location suitable.”    SDCL 35‐2‐6.2 provides the “character” requirements for alcoholic beverage licensees:  “Any license under this title…must be a person of good moral character, never convicted  of a felony, and, if a corporation, the managing officers thereof must have like  qualifications.”    Procedure for issuance of licenses:  Procedurally, SDCL 35‐2‐3 provides that “no license for the on or off‐sale at retail of  alcoholic beverages…shall be granted to an applicant for any such license, except after  public hearing, upon notice.” SDCL 35‐2‐5 provides the procedure for the time and place  of hearing and for publication of notice. If an application for a license is refused, “no  further application may be received from a person until after the expiration of one year  from the date of a refused application.”    Summary:  SDCL and case law support the premise that the decision to issue an alcoholic beverage  license is discretionary. The City can assess the character of the applicant and whether  the location is suitable. A person convicted of a felony is prohibited from applying for a  license; therefore, a convicted felon would fail the character test. In determining  suitable location, the Council may involve the determination of whether the location is  suitable consistent with the procedure developed through South Dakota Case Law. This  includes the manner in which the business is operated; the extent to which minors  frequent or are employed in such place of business; the adequacy of the police facilities  to properly police the proposed location, and other factors associated with the sale of  alcoholic beverages.          Action: Open & Close Public Hearing, Motion to approve, roll call  City Manager Recommendation – Approve   89 City Council Packet May 26, 2009 Notice of Public Hearing on Applications  For Sale of Alcoholic Beverages for 2009‐2010    NOTICE IS HEREBY GIVEN that the City Council in and for the City of Brookings, South Dakota, on  May 26, 2009, at the hour of 6:00 P.M. in the Council Chambers, City Hall, in said City of  Brookings, will meet in regular session to consider the following applications for alcoholic  beverage licenses to operate within the City of Brookings, South Dakota, for the 2009‐2010  licensing period, which have been presented to the governing body and filed in the City Clerk’s  Office.  On‐Off Sale Malt:  Gonz Production, Inc. (Main Street Pub), 408 Main Ave.; Old  Sanctuary, 928 4th St.; Guadalajara, Village Square Mall #1; Skinner’s Pub 300 Main Ave.;  Cottonwood Coffee Inc., 1710 6th St.; King’s Wok, 1819 6th St.; George’s Pizza & Steakhouse, 311  Main Ave.; Danny’s, 703 Main Ave. So.; BraVo’s, 610 Medary Ave.; Pizza Hut, 418 6th St.; Oly’s  Neighborhood Pub & Grill, 725 Main Av. So.; Ray’s Corner, 401 Main Ave.; Carpy’s Pub, 700 22nd  Ave. So.; Edgebrook Golf Course, 1415 22nd Ave. So.; Halstead’s Natural Bakery & Restaurant,  417 Main Ave.; Sixth Street Diner, 223 6th St.; South Main Diner, 615 Main Ave. So.; Casino  2000, 622 25th Ave.; The Shamrock, 1104 22nd Ave. So.; Hagman’s Bakery, 307 & 311 3rd St.;  Swiftel Center, 824 32nd Ave.; PNP Pub, 318 2nd St. So.; Schoon’s PNP Pub South, 1203 Main  Ave. So.; Cubby’s Sports Bar & Grill, 307 Main Ave.; Brookings Softball Assoc. (Southbrook  Softball Diamonds), 2800 22nd Ave. So.  Package Beer (off‐sale):  Jim’s Tap, 309 Main Ave.;  Sully’s Irish Pub, 421 Main Ave.; Schoon’s Pump‐n‐Pak, 202 S. Main Ave.; Gas N More, 600 6th  St.; CPI (dba Zip Trip), 1005 6th St.; CPI (dba Zip Trip), 3045 LeFevre Dr.; BP of Brookings Inc.,  2420 E. 6th St.; Casey’s General Store, 534 22nd Ave. So.; Casey’s General Store, 620 8th St. So.;  Casey’s General Store, 122 West 6th St.; Newman’s Kerr McGee, 503 6th St.; Hy‐Vee Food Store,  700 22nd Ave.; Hy‐Vee Gas, 716 22nd Ave. So.; Wal‐Mart Stores, Inc., 2233 6th St.                 Dated May 15, 2009        Shari Thornes, Brookings City Clerk  90 City Council Packet May 26, 2009 Second Readings/Public Hearings    12. Public hearing and action on Resolution No. 50‐09, a Proposed Resolution of Necessity  Street Assessment Project 2009‐04STA.     The City of Brookings procedure for paving an alley has been on a petition basis.  The  property owners that own frontage along the proposed alley pay for the construction  costs to build the alley as a one‐time cost and the City will maintain the alley after it is  constructed.      Several property owners have signed a petition requesting the City to pave the alley  located from 11th Avenue to 12th Avenue, between 1st Street and 2nd Street.  This  particular alley has 700 feet of frontage, and a petition was received with signatures  from 53.7% of the frontage owners, which was 375 feet of frontage.  The proposed  Resolution of Necessity outlines the cost of the assessment, which is estimated to be  $38.00 per front foot, per side of alley.  The actual amount of the assessment will be the  actual final cost plus a 6% engineering and administration fee.  The assessment cost may  be paid over a five year time period at 10% interest on the unpaid balance.      City staff recently had discussion about adding a concrete valley gutter down the  centerline of the alley.  Alleys are built as an “inverted” section, where the centerline is  paved lower than the outside edges of the alley.  A concrete valley gutter would aid in  water flows without damaging the asphalt.  This valley gutter concept is not included in  the resolution that was mailed to the citizens, and it would be an additional cost.  The  City Engineer will calculate the additional cost for the valley gutter for the council  discussion.    The property owners abutting this alley were mailed a notice of the assessment hearing  and the proposed Resolution outlining the details of the project by receipt certified mail  as required by SDCL.  A list of the property owners is included.  If this resolution is  approved, this will authorize the engineering staff to design the alley project and let the  project it for bids.      Action:  Open & Close Public Hearing, Motion to Approve, Roll Call  City Manager Recommendation – Approve   91 City Council Packet May 26, 2009 Resolution No. 50‐09  Resolution of Necessity  Street Assessment Project 2009‐04STA    Be It Resolved by the City Council of the City of Brookings, South Dakota, as follows:    The City Council of the City of Brookings hereby declares the necessity of paving with a bituminous  wearing surface on an asphalt stabilized base course on an alley as follows: Alley between 11th Avenue  and 12th Avenue and 1st Street and 2nd Street       1. The general nature of the improvement is above set forth and reference for details is hereby made to  the drawings and specifications prepared by the City Engineer and on file with the City Clerk.    2. The material to be used is asphalt for paving of the alley:  One and one‐half inch (1 ½”) asphalt surface course on a one and one‐half inch (1 ½”)  asphalt stabilized base course on a six inch (6”) crushed gravel base course for the alley.    3. The improvement is substantially uniform.  The estimated cost is $76.00 per linear foot of alley.  The estimated cost per linear foot of alley for paving with one and one‐ half (1 ½”) bituminous mat on a one and one‐half inch (1 ½”) asphalt  stabilized base course on a six inch crushed gravel base course to be  paved to a width of 18 feet is $76.00 or $38.00 per side of alley.    4. A description of classes of lots to be assessed is as follows:  All assessable lots and tracts of land lying contiguous to the alley hereinabove described.    5. The method of apportionment of benefits is as follows:  The cost thereof to be assessed against all assessable lots and tracts of  land according to the benefits determined by the governing body to  accrue to all such lots and tracts from the construction of the  improvement.  The assessment may be paid over a five‐year period and  the interest to be charged on the unpaid balance shall be 10%.      6. The above described improvement shall be hereinafter referred to as Street Assessment Project No.  2009‐04STA, which shall be deemed a description of the improvement of the streets as hereinabove set  forth.     PASSED AND APPROVED this 26th day of May, 2009.          CITY OF BROOKINGS        ___________________________________        Tim Reed, Mayor  ATTEST:  ___________________________  Shari Thornes, City Clerk   92 City Council Packet May 26, 2009                                                             NOTICE TO PROPERTY OWNERS   NOTICE IS HEREBY GIVEN to the owners of the property described in the foregoing proposed  resolution that the City Council will meet in the Council Chambers, City Hall, Brookings, South Dakota, on  Tuesday, May 26, 2009, at 6:00 o’clock PM, for the consideration of the adoption of said resolution.  At  said time and place, the City Council will consider any objections to the proposed resolution by owners  of property liable to be assessed for improvement.          _____________________________        Shari Thornes, City Clerk        Name Salutation Address1 Gordon Harms Mr. Harms 116 11th Avenue Emma Dimit‐Trustee Ms. Dimit 1106 2nd Street Eugene Buckley Mr. Buckley 1110 2nd Street Jonathan and Heather Neff Mr. and Mrs. Neff 1118 2nd Street Michael and Anne  Wimberly  Mr. and Mrs.  Wimberly  1124 2nd Street Dimitrios Theodosopoulos Mr. Theodosopoulos 310 Marian Avenue South Wilbur Marsh Mr. Marsh 1111 1st Street Kimberly and Jeremy  Stulken  Mr. and Mrs. Stulken 1115 1st Street Leona Telkamp Ms. Telkamp 21680 471st Avenue Brash LLC Brash LLC 822 3rd Avenue Beatrice Thompson Ms. Thompson 1123 1st Street   93 City Council Packet May 26, 2009 Other Business:    13. Discussion and possible action to adopt a work plan for the 34th Avenue and 20th  Street Improvement Overpass Project.    Enclosed is a Scoping Document for the abovementioned project.  The purpose of this  document is to set forth some strategies and action steps for proceeding with this  project.  It has been reviewed by the East Brookings Business and Industry Council as  well as the Brookings County Commission and it was sent to the City Council for review  last month.    The purpose of having this on the agenda as an action item is to request a motion that  would endorse the eight (8) steps described in the memo.  In addition, staff requests the  appointment of two members of the City Council to the intergovernmental task force.   Such action will give staff direction to proceed with implementing the project.    As a reminder, this item is Number 3 in our 2009 Strategic Plan.    The County Board has endorsed the Scoping Document and thus approved the eight  items.  They have appointed Commissioners Santema and Falken to the task force.   Following Council approval, this document will be forwarded to the Board of Supervisors  of Aurora and Trenton Townships.    Staff support for this project will have Community Development Director Mike Struck as  the project manager with assistance from City Engineer Jackie Lanning for the initial  project development phase.  As the project transforms into the construction phase in  the future, Jackie Lanning will become the project manager.                Action:  Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call  City Manager Recommendation – Approve   95 City Council Packet May 26, 2009   Jeffrey W. Weldon           City Manager      May 6, 2009      TO:  Mayor and City Council, City of Brookings    Board of Commissioners, Brookings County    East Brookings Business and Industry Association    FROM:  City Manager Jeffrey W. Weldon, City of Brookings    RE:  PROJECT SCOPING DOCUMENT    34th /473rd Avenue & 20th /214 Street IMPROVEMENT PROJECT      The purpose of this memo is to quantitatively define the abovementioned project and describe  the process by which I am suggesting we proceed toward full implementation.  It is intended to  be a discussion document among the interested parties listed above as well as adjacent  property owners and government representatives of Trenton and Aurora townships.  I would  like to invite careful review and evaluation of this document as a means of helping to develop a  general consensus of adopting a process by which construction and financing of the project can  commence.    Project Description  This transportation improvement project involves the improvement of 34th/ 473rd Avenue from  Highway 14 south to SD 324 (I‐29 exit 127) (Elkton/Sinai exit).  This roadway has not yet been  designed but could envision being two‐lane traffic with a center third lane for left turn  purposes.  Curb‐gutter‐storm drainage utility may be required in certain segments of project  while other sections may be left to rural standard design.    A gravel surface currently exists from Prince Drive south on 473rd for approximately two miles  to 32nd/ 215th Street where it converts to an asphalt surface (CR 21) south to 217th Street.  It  should be noted an interstate overpass exists at 32nd/ 215th Street but it is not a ramped  interchange.    The second section of the project involves the extension of 20th Street South, south of  Edgebrook Golf Course easterly, installation of an interstate overpass, and construction of 214th  Street aligned with the overpass to an intersection with 473rd St.  The question as to whether  the interstate crossing is to be limited to an overpass or be a complete interchange with access  ramps to/from the interstate has yet to be determined.  Perhaps the best solution for the  immediate plan is for an overpass with the ability to be expanded in the future as traffic counts  warrant for ramps making it a full or partial interchange.  96 City Council Packet May 26, 2009   Significant right‐of‐way will need to be acquired and substantial overhead electrical utilities will  need to be re‐located as part of this project.  Adjacent land uses along the routes are various  combinations of commercial, industrial, agriculture, and mining.    The City of Brookings will be undertaking a portion of this project in 2010.  This project will  involve surfacing of 34th Avenue from Highway 14 to Prince Drive.  It is envisioned the scope of  the full project would actually begin at Prince Drive proceeding south.    Statement of Need for the Project  The purpose of the project is to more efficiently move traffic around the City of Brookings to  more efficiently accommodate daily commuter traffic between expanding industrial areas on  the east as centers of employment, and the residential areas on the south and west in  Brookings.    Currently, the primary traffic route is US Highway 14 (6th Street); a five lane‐divided highway  serviced by a full interstate interchange at Exit132.  Twelve hour vehicle counts for 6th Street at  the I‐29 off‐ramp are approximately 14,700 east‐bound and 12,300 west‐bound.  This off‐ramp  intersection currently operates at a LOS (Level of Service with designations A‐F with F being  worst) of ‘F’ both a.m. and p.m. peak times.  Twelve hour vehicle counts for 6th Street at 34th  Avenue area approximately 7,400 east‐bound and 4,100 west‐bound.  This intersection  currently operates at a LOS of ‘C’ in the a.m. peak time and ‘F’ for the p.m. peak time.*    Signalization improvements are scheduled for 6th Street at the ramp and at 32nd Avenue in 2010  with the possibility of additional signalization at 34th Avenue beyond that time.  While such  improvements will help, they will not solve the traffic management problems currently  experienced.      According to an informal 2007 survey, there were approximately 2500 employees that work at  the businesses in the Telkamp Industrial Park.  New businesses and business expansions have  unquestionably increased that number since 2007.  The maximum build‐out capacity of this  business district could potentially double that amount in the future. What’s more, the City’s  development plans include approximately 85 acres of additional business, light industry and  commercial development to occur in this same area north of Highway 14 further exacerbating  the traffic problems if the current situation is not resolved.  This effort seeks to resolve the  transportation management issue in advance of it being needed by development.         Another advantage of the project is that it will accommodate an earlier exit for truck traffic  heading north on the interstate destined for the Telkamp Industrial Park by allowing them to  exit the interstate sooner at Exit 127 or the new Exit ramp at 20th Street South if it has an  interchange.  By doing this, truck traffic would have a viable traffic route along newly‐surfaced  34th Avenue.  In addition, this will eliminate dangerous turning movements currently occurring  on Exit 132 by avoiding signalized intersections and the mixing of truck with vehicular traffic  would be minimized.  This would make this location much safer.    97 City Council Packet May 26, 2009   The completion of this project on the routes described will provide a “ring‐route” to more  efficiently and safely move traffic via an alternative route connecting the same origins and  destinations; while providing a safer and more convenient route for truck traffic.    To summarize: the justification for the project is as follows:  1) Safety; reduce traffic congestion on Highway 14.  2) Safety; provide truck traffic an alternative route.  3) Promote economic development east of the interstate.  4) Provide an alternative transportation route to accommodate development  patterns presently and prepare for future development.    Work Completed to‐date  The City of Brookings has adopted the goal of undertaking a traffic study on this project as part  of the City’s strategic plan for 2008.  That goal was accomplished with the completion of a  Traffic Impact Study by HDR Engineering of Sioux Falls.  This project was financed by a  combination of the City of Brookings, Brookings County, and several private businesses  comprising the East Brookings Business and Industry Association.  This study will serve as a vital  tool to the success of the project.    Secondly, the City of Brookings adopted the goal of taking this project to the next level as part  of the City’s strategic plan for 2009.  This Scoping Document is the basis for initializing this part  of the strategic plan.  This will involve formulating an intergovernmental partnership between  the City, County, and Aurora and Trenton Townships as well as the private businesses and  property owners affected by the project.  This process will then identify the political, legal,  financial, and practical considerations that will go into accomplishing this project.    Third, Brookings County has completed, with the consent of the two affected townships, the  process of a “turn‐back” whereby 473rd Avenue will transfer jurisdictions from the two  townships to Brookings County to become County Road 21.  This will be a crucial step in making  the project eligible for federal funding.     Estimated project cost and schedule  The total scope of the project is projected to cost $8 million to $11 million depending upon  whether or not a full interchange is built now or in the future at 20th Street South.* Clearly, this  cost is beyond the scope of local government’s ability to finance exclusively.  Annual allocations  of City and County STIP funding will be woefully inadequate to accumulate to a level of financial  feasibility.  State and federal funding will be necessary to accomplish this project.    The schedule is much more speculative.  Since federal funding will be required, it is likely to  take several years of substantiated lobbying for this project to be included in a federal  transportation appropriation.  Some federal transportation appropriation bills are renewed  every five years so timing the submittal of an application with congressional consideration of  legislation will be vital.  98 City Council Packet May 26, 2009   Work to be undertaken  I would like to suggest the following steps be taken during 2009‐10:    (1) Form a local task force to research, promote, and lobby the issue.  A community‐based partnership should be formalized that would be charged with a public  education initiative to build local support for the project as a major transportation  infrastructure improvement for the region.  This coalition should include representatives of the  City of Brookings, Brookings County, Aurora and Trenton Townships, representatives of the East  Brookings Business & Industry Association, state legislators, and affected property owners.   Technical support would be provided by staff from the City of Brookings.  This group should  serve as the collective voice in support of the project.    (2) Inform state officials of the importance of the project.  The task force should identify and communicate the importance of the project to state  legislators, officials in the Dept. of Transportation, Governor’s Office, Governor’s office of  Economic Development, regional development agencies, and the South Dakota Congressional  Delegation.     (3) Have the project included in the DOT STIP.   Staff should research the means and process by which the project is included in the Statewide  Transportation Improvement Plan (STIP) and work to accomplish that objective.  The mileage  distance of the project will need to be added to the County mileage STIP inventory.     (4) Use traffic study to pre‐engineer the project.  Information in the HDR traffic study will provide the basis for justifying the project.   Parcels will  need to be identified where additional right‐of‐way will be required.    (5) City should continue with initial improvements  City of Brookings should complete the first section of this project as scheduled (2010) of  reconstructing 34th Avenue from Hwy. 14 to Prince Drive; and work with DOT on signalization  improvements on Hwy. 14.    (6) Development of East I‐29 district master development plan.  City of Brookings should undertake a district plan encompassing the total build‐out of the  Telkamp Industrial Park, Weise Business Park, currently‐vacant DOT property, the Larson Ice  Arena and Swiftel Center properties, as well as adjacent areas identified in the City’s  Comprehensive Plan that could be considered in the same region.    (7) Initiate and sustain congressional contact for funding.  The local task force should begin in earnest to communicate with the state’s congressional  delegation for a direct federal appropriation for the project.    (8) Initiate discussions with Canadian Pacific Railroad.  99 City Council Packet May 26, 2009 The Brookings rail Authority should begin discussions with Canadian Pacific railroad on future  upgrades/crossings at 34th Avenue.    Failure to act  If we, as a community, do not seize the initiative to accomplish this project, the following  scenarios are likely to occur.  - Traffic congestion will worsen on Highway 14, making the interchange at I‐29 and 6th  Street east a hazardous street.  - Traffic delays will increase as the signals become insufficient to manage the peak  traffic demands, especially around the hours of 8:00 am and 5:00 pm.  - Traffic congestion will be compounded by a marked increase in truck traffic through  this same area as an ingress/egress to the industrial park, even backing‐up the  interchange ramps.  - With traffic congestion, commercial development in the Telkamp Industrial Park,  Weise Business Park, and DOT property will be stalled.    I invite review and comment on this Scoping Document and that we collectively begin working  on the eight steps outlined above.        ____________________  Jeffrey W. Weldon  City Manager  City of Brookings      *Industrial Park Traffic Impact Study; HDR Consultants, 2008    Cc: City of Brookings Engineering Department   City of Brookings Community Development Department    April 9, 2009: original  May 6, 2009: updated  100 City Council Packet May 26, 2009 Other Business:    14. Discussion and possible action of Railroad Crossing Arm design options for Main  Avenue.       The South Dakota Department of Transportation is considering the City’s letter of  request for grant funding for a project to install railroad safety crossing gates for the City  of Brookings.  The Railroad Crossing Improvement Program (RCIP) is a federally funded  program. The program’s purpose is to provide funding for the implementation of safety  improvements where a public roadway intersects active railroad tracks.  Funds are made  available for this program with a match ratio of 90/10, where the government agency  that is responsible for the road/street/highway typically provides the required 10%  match. Approximately $2.0 million is allocated to the program each year. Depending on  the cost of the improvements 14 to 20 projects can be programmed each year in the  Statewide Transportation Improvement Program (STIP).     RCIP projects can include the installation or upgrading of active highway‐rail grade  crossing signal systems, the installation of signs and pavement markings, crossing  approach improvements, visibility improvements, roadway geometry improvements,  and grade crossing elimination/consolidation.     The City of Brookings letter of request indicated that 22nd Avenue was the City’s  preferred first safety crossing gate project.  However, after an on‐site visit with SDDOT  staff, it was determined that Main Avenue would have a higher need for the safety gates  due to recent accident counts.  The on‐site visit also identified two design options along  with design considerations:    • A four‐lane street configuration with center median:  the median would extend  approximately 60’ to 75’ on either side of the rail which would hinder left turns onto  driveways and side streets.   • A three‐lane street configuration (two north‐bound lanes and one south‐bound lane)  with no center median:  the south‐bound traffic would utilize one lane of traffic and  the north‐bound traffic would be similar to the current situation.  Left‐turn turning  movements will not be changed.    The City Engineer’s Office is preparing drawings of these options and they will be  distributed as soon as they are completed.  City Engineer Jackie Lanning will present  drawings of the two options for consideration and discussion.      Action:  Motion to Approve, Request Public Comment, Roll Call  City Manager Recommendation ‐ Approve    101 City Council Packet May 26, 2009 Other Business:    15. Interviewing City Council Applicants.    Three Brookings residents have submitted the enclosed applications for the vacant City  Council position.   The applicants were invited to attend this meeting to provide  additional information and respond to questions.  The City Council is tentatively  scheduled to vote on the appointment later in the agenda.  If the Council takes action  on an appointment, the new council member would be sworn in and take office at the  June 23rd Council meeting.   The appointment term would be from June 23, 2009 to May  1, 2010.     1. Gregg Jongeling  2. Harrison Thompson  3. Jael Trieb            Action:  Informational  102 City Council Packet May 26, 2009   Other Business:    16. Action to appoint a City Council member.     The City Council will conduct the appointment process with a written ballot voting  process.    Each council member will submit a written ballot to the City Clerk.   The Clerk  will read each ballot announcing the council member and their vote.   Action to appoint  a new member will require an affirmative vote of four members.  If an individual is  selected at this meeting they will be sworn in at the June 23rd meeting.                    Action:  Ballot Process   (Each City Council member will be given a paper ballot with all candidates’ names  and will be asked to vote for one.    Ballots will be submitted to the City Clerk and  read publicly and recorded on a tally sheet)  111 City Council Packet May 26, 2009 Background:   On April 28th the City Council adopted the following process and timeline  regarding the council vacancy:  April 28th  Discuss Process  April 29th Press release advertising vacated council seat  May 12th Receive resignation letter effective that day  May 12th Tim Reed takes Oath of Office as Mayor  May 19th  Deadline for applications  May 26th Applicants Provide Comments to City Council during open meeting  May 26th  Action to appoint Council Member  June 9th  Tim Reed absent for Council meeting  June 23rd New council member takes Oath of Office    Also enclosed is the City Council policy regarding vacancies adopted in 2003.   Also  enclosed are memorandums from the City Attorney regarding “Applications for  appointment of City Council Member/Extent of public disclosure, 07/10/07,” and  “Whether the City Council may use a secret ballot to select a candidate to serve as  Council Member, 05/29/03.”     The City Charter provides the following guidance with respect to vacancies on the  Council:     (d)  Filling of Vacancies.  Filling of Vacancies. Except as provided below, a vacancy in the office of  Mayor or of a City Council Member shall be filled for the remainder of the unexpired term at the  next regular City election. The Council by a majority vote of all its remaining members shall  appoint a qualified person to fill the vacancy until the person elected to serve the remainder of  the unexpired term takes office. However, if the vacancy occurs less than sixty days prior to the  next regular City election, then the person appointed to fill the vacancy shall continue to serve  and the vacancy shall be filled at the regular City election immediately following the next regular  City election. Notwithstanding the requirement in Section 2.11, if at any time the membership of  the Council is reduced to less than 6, the remaining members shall, within sixty (60) days, fill the  vacancies by appointment or call for a special election to fill the vacancies.      112 City Council Packet May 26, 2009 City Council Policy  Vacancy on Council  Brookings, South Dakota  Dated September 2, 2003    Objective:       The objective of this policy is to have an established procedure to follow in the  event of a vacancy on the City Council.    Policy:             The following procedure will be followed in the event a vacancy occurs on the City  Council:    1)         Positions.    The elected City officers of the City of Brookings are the Mayor and six (6)  City Council members.    2)         City Charter Reference ‐ Filling of Vacancy.    Any vacancy occurring in the office of  Mayor or City Council must be filled pursuant to City Charter, Section 2.06 – Vacancies;  Forfeiture of Office; Filling of Vacancies:    (d)  Filling of Vacancies.  Filling of Vacancies. Except as provided below, a vacancy in the  office of Mayor or of a City Council Member shall be filled for the remainder of the  unexpired term at the next regular City election. The Council by a majority vote of all  its remaining members shall appoint a qualified person to fill the vacancy until the  person elected to serve the remainder of the unexpired term takes office. However, if  the vacancy occurs less than sixty days prior to the next regular City election, then  the person appointed to fill the vacancy shall continue to serve and the vacancy shall  be filled at the regular City election immediately following the next regular City  election. Notwithstanding the requirement in Section 2.11, if at any time the  membership of the Council is reduced to less than 6, the remaining members shall,  within sixty (60) days, fill the vacancies by appointment or call for a special election  to fill the vacancies.    3)         City Council Decision.   The City Council has the option to fill a vacancy or leave it open if  the membership is maintained at not less than six (6) members.   The Council must  determine whether or not to fill the vacancy.         4)         Schedule.   The City Council must establish a schedule for the following steps in the  appointment process:  ƒ Date to issue press release   ƒ Deadline to submit applications  ƒ Date for applicants to meet with the City Council   ƒ Date to appoint the new Council member  113 City Council Packet May 26, 2009 ƒ Date for the swearing in ceremony    5)         Public Announcement.    Immediately after the Council decision to fill the vacancy, the  City Manager shall issue an announcement that a vacancy has occurred and invite  legally qualified persons to apply for the vacancy.   See example press release:                                            Applications for City Council Member    The Brookings City Council is now accepting applications from Brookings residents interested in the vacant City Council  member position effective until _______.    Applicants are to submit an application and any other pertinent information to  the City Manager not later than ______at 5:00 p.m.     The City Council will take action to approve this appointment to the  Council on or before ________.        Applications for Appointment are available at City Hall, 311 Third Avenue, or by calling (605)692‐6281.  Applications must  be submitted to the City Manager not later than ______ by 5:00 p.m.    "The City of Brookings is responsive to requests for communication aids and the need to provide appropriate access, and  will provide alternative formats and accessible locations consistent with the Americans with Disabilities Act."    6)         Application Packet.     Applicants will be provided with an application form, Code of  Ethics, Governance and Ends Policy, current budget, Conflict of Interest Ordinance, and  proposed appointment schedule.   Applicants will be asked to submit a completed  application, signed Code of Ethics, resume, and any other information to the City  Manager.      7)         Council Notification:  A.        The City Manager will provide qualified applicants list and copies of applications  to the Mayor and City Council.    B.         The names of applicants will not be released to the public prior to the application  deadline.    C.        After the application deadline, the public will be provided with the list of  applicant names upon request; however, the applications will not be released.      8)         City Council Applicant Review & Nominations:    A.        Presentations.  Applicants will be invited to appear before the City Council at a  planning or action meeting to provide comments and respond to questions.    1.         Each applicant will be limited to 5 minutes.  2.         All Council members will have an opportunity to ask questions.    B.         Council Review.  The City Council may discuss, at an open meeting, the  qualifications of the candidate or candidates.    114 City Council Packet May 26, 2009 C.        Executive Session.    The City Council may enter into Executive Session for the sole  purpose of discussing the qualifications of the applicants.   The purpose of the  executive session would be for each Council member to share their views about  the qualifications and that the issue be thoroughly discussed.    If it appears that  a majority of Council members do not believe a certain candidate is most  qualified, further discussion about the qualifications can occur.    The executive  session minimizes misunderstandings about the opinions of each Council  member concerning the qualifications of the candidates, and avoids the use of a  secret ballot, which is not specifically authorized in the law.    In addition to the  City Council members, the City Manager, City Attorney, and City Clerk would also  be present during the executive session.       D.        Council Comments.   City Council members will be given an opportunity to make  public comments.      E.         Public Comment.   Public comment from interested parties will be heard before a  motion to nominate a legally qualified person to fill the vacancy, but after the  comments of the City Council.    F.         Nomination(s).    At the conclusion of public comment, a motion by any member  of the City Council to nominate a candidate may be made to fill the vacancy.    The nomination requires a second in order to be voted upon.  The motion must  specify the name of the applicant and the effective date of the appointment.    The first nominated and seconded legally qualified person receiving a majority of  votes from those voting will be elected to fill the vacancy.  If the motion fails, the  floor would be open for another motion.   The use of a secret ballot will not be  allowed.       G.        Term.    Appointed Council Members are appointed to fill a vacated position for a  period not more than one (1) year.   Per City Charter Section 2.06 (d), “….then  the person appointed to fill the vacancy shall continue to serve and the vacancy  shall be filled at the regular City election immediately following the next regular  City election…”    6)         Swearing In Ceremony.     The newly appointed City Council member will sign an Oath of  Office and be presented with an Appointment Certificate by the Mayor at a City Council  meeting.        115 City Council Packet May 26, 2009 Shari Thornes  City Clerk  311 Third Avenue  Post Office Box 270  Brookings, SD  57006  (605) 692‐6281 phone  (605) 692‐6907 fax  sthornes@cityofbrookings.org    April 29, 2009  FOR IMMEDIATE RELEASE    For more information contact:          Shari Thornes, City Hall          Phone:  (605) 697‐8641       Applications for City Council Member    The Brookings City Council is now accepting applications for the soon to be vacant City Council  member position.   Council Member Tim Reed will be resigning on May 12th to accept the role as  Mayor.  The appointment term would be from June 23, 2009 to May 1, 2010.   Applicants must be  a Brookings resident for a minimum of six months and registered to vote in Brookings.   Applications are available on the city website (www.cityofbrookings.org) or at the City Clerk’s  Office, 311 Third Avenue, 605‐692‐6281.  The completed application and other required  documents must be submitted to the City Clerk not later than Tuesday, May 19, 2009 at 5:00 p.m.        All applicants will be invited to attend the May 26th City Council meeting to provide additional  information and respond to questions.  The City Council is scheduled to vote on the appointment  later than night.   The new council member would then be sworn in and take office at the June 23rd  Council meeting.      "The City of Brookings is responsive to requests for communication aids and the need to provide  appropriate access, and will provide alternative formats and accessible locations consistent with  the Americans with Disabilities Act."          116 City Council Packet May 26, 2009 Other Business:    17. Appointment of Deputy Mayor.     The City Charter requires the City Council annually appoint a Deputy Mayor.   The  Deputy Mayor’s duties are to conduct City Council meetings in the absence of the Mayor  and to conduct ceremonial duties when the Mayor is not available.  The term is one year  through June 1, 2010.   A nomination from the floor would be appropriate.  Council  Member Tim Reed has served as Deputy Mayor since May 24, 2006.        Action: Motion to approve, request public comment, roll call  117 City Council Packet May 26, 2009       18. Adjourn.      118