Loading...
HomeMy WebLinkAboutSCMinutes_2015_07_22Sustainability Council  July 22, 2015  A meeting of the Sustainability Council was held on Wednesday, July 22, 2015 at 3:00 pm at  Brookings City & County Government Center with the following members present: Norma Nusz  Chandler, Ben Kleinjan, Holly Tilton Byrne, Paul Peterson, Bob McGrath, Betty Beer, Jane  Hegland and Alvaro Garcia.  Absent:  Mike Lockrem and Stephanie Aure. Others present  included:  Shari Thornes, Bonnie Foster and Morgan Vetch.     Vice‐Chair Kleinjan called the meeting to order at 3:03 p.m.  A motion was made by Nusz  Chandler, seconded by McGrath, to approve the amended agenda adding Census Training to  the agenda following scheduling the next meeting date.  All present voted yes; motion carried.   A motion was made by McGrath, seconded by Tilton Byrne, to approve the May 27, 2015  minutes.  All present voted yes; motion carried.      Schedule next meeting.  August 12 at 3:00 p.m.  Census Training.  Kimberly Davis, Census Data Specialist, will be in Brookings August 10‐13.  A  public training will be held at the Public Library on August 11 from approx. 2:00‐5:00 p.m.      Nomination Committee Report / Election of New Chairperson. A motion was made by  McGrath, seconded by Nusz Chandler, to nominate Holly Tilton Byrne as Chair.  A motion was  made by McGrath, seconded by Nusz Chandler, to close nominations. All present voted yes;  motion carried.  On the nomination of Holly Tilton Byrne as new Chairperson, all present voted  yes; motion carried.  Clarification was made on Tilton Byrne’s term is to fulfill vacated position  and will end on 12/31/2015.    8th Annual Growing Sustainable Communities Conference; 10/6‐7/2015.    The 8th Annual  Growing Sustainable Communities Conference will be held in Dubuque, IA on October 6‐7,  2015.    The conference is hosted by the City of Dubuque, Iowa and Sustainable City Network,  and the Growing Sustainable Communities Conference.  Registration is $100 for one day, $135  for two days.    Members were asked to submit their requests to attend not later than August  14th.  If interest exceeds available funding, the Executive Committee will determine how many  members can attend.    Reports ‐ 2015 Action Plan Projects  Summer Intern Projects: Housing, Poverty.  Morgan Vetch reported on her preliminary findings  to date.  A subcommittee of Garcia, Nusz Chandler, and Beer was formed and will meet with  Vetch and Thornes early next week to review the current data and make recommendations on  additional research.   Vetch also wants to circulate an informal questionnaire to get a sampling  of current public knowledge and awareness on local assistance programs.  One area of concern  is the difficulty of finding and learning about the programs available.  Beer recommended  creating a one‐page narrative of what is being found in statistics to distribute with the  questionnaire along with public awareness with an article in the Brookings Register.    Future Intern Projects/Schedule.    The current summer intern received a $5000 Fenn  Scholarship from the SDSU College of Education and Human Sciences.   The Council hopes to  continue this relationship with the College of EHS for future summer internships.    Hegland  noted the scholarship recipients for this internship must be College of Education and Human  Sciences students. The awarding of the scholarship for next summer and school‐year would not  be until spring 2016.     In addition, the Sustainability Council’s 2015 action plan indicates submittal of a budget  proposal for 2016 funding for a SDSU intern during the school year.    Thornes submitted a  funding request of $4,000 for calendar year 2016 (1/1‐12/31) is currently under consideration  by the City Council.  Half of the funding would be used for an intern to assist with an ADA  compliance review during summer 2016.  The City Council is scheduled to make its final  decision on this funding request in September.  The Sustainability Council was asked to begin a  preliminary identification and prioritization of 2016 intern projects.  Continuing research in  housing/poverty was suggested.   The Council will review the 2015 action plan and the five year  action plan at a future meeting to select the 2016 intern projects.     Bike Friendly Designation Status.   League of American Bicyclists announced that the City of  Brookings has received Honorable Mention recognition for their application to become a  Bicycle Friendly Community.  This was the city’s first attempt at becoming a Bicycle Friendly  Community (BFC), and the application was submitted in February.  The BFC program provides a  roadmap for building a Bicycle Friendly Community. Since the program's inception, more than  800 distinct communities have applied and the five levels of the award ‐ diamond, platinum,  gold, silver and bronze ‐ provide a clear incentive for communities to continuously improve. The  League of American Bicyclists has outlined the following steps Brookings can take in order to  become a Bronze Level Bicycle Friendly Community:   Develop a comprehensive bike plan.   Bicycle Advisory Committee should meet monthly to step up your Bicycle Friendly  Community efforts.   Adopt standards for bike parking that conform to APBP guidelines.    Upgrade non‐compliant bike racks and continue to increase the amount of bike parking  throughout the community.   Upgrade your on‐street bicycle network. Ensure that all bicycle facilities conform to  current best practices and guidelines.   Adequately maintain on and off street bicycle infrastructure to ensure usability and  safety.    Increase the frequency of sweepings (particularly in the spring) and address potholes  and other hazards faster.   Offer regular bicycling skills training opportunities for adults. There are options from  short videos and 1‐2 hour courses to more in‐depth training incorporating in‐classroom  and on‐bike instruction.   Promote cycling throughout the year by offering or supporting more family‐oriented  community and charity rides and bicycle‐themed festivals, parades or shows.   Encourage South Dakota State University to promote cycling to students, staff, and  faculty and to seek recognition through the Bicycle Friendly University program.    The Council discussed ways how it can support the City in moving forward in this effort.   Identifying a city staff lead and assembly and meeting of the bicycle advisory committee was  recommended.  Thornes will schedule a meeting with City Manager Jeff Weldon, McGrath and  Tilton Byrne to discuss moving this forward with city staff.      Outreach / Presentations.  Tilton Byrne has been working with Seth Koch, Wooden Legs, to  organize a speaking and educational event called “Green Drinks.” The presentations would be  10 minutes with questions and answers.  The talks will be held the last Thursday of the month,  commencing on September 24th with a presentation by Nusz Chandler on the Brookings  Benchmark Indicator Project.     (Tilton Byrne left at 4:00 p.m.)    Next Steps for other Plan Projects.    Review Status and Project Timelines.    Trash/Refuse Generation ‐  McGrath mentioned the Board of Health is working on some  of the projects on the list. One particular item is the garbage receptacles at parks.  The  Landfill is willing to provide the receptacles; however, the Park & Rec Dept. needs to put  them out and empty them.  Tilton Byrne asked for information on the Board of Health  and what they do and suggested working with them on mutual projects.  The 2015 Goals  will be discussed in greater detail at the next meeting.    Promote Sustainability Philosophy ‐  McGrath volunteered to speak to the City  Leadership Team and also meet with new department heads.    Supporting Legislation ‐  Action to support pending legislation often occurs very quickly  and it would be impossible to gather full Council support during the Legislative Session.   There was a preliminary discussion regarding designating a legislative spokesperson or  the executive committee to speak on behalf of the Council if time doesn’t permit  discussion at a monthly meeting.      Strategic Planning Options.  A facilitated day‐long session has been proposed as a means for the  Council to further define its function and role and develop a unified vision, message and  branding.  However, there have been challenges in securing a facilitator and date for full  Council participation.    An alternative would be for the Council to hold evening planning  meetings (5:30 p.m.) three to four times per year, which would enable a deeper discussion on  key issues.  This approach has worked for other city boards.  Meetings during other months  would be held during regular, daytime hours.  The first topic the Council would tackle would be  making progress on the 2015 Action Plan.   This item will be added to the August meeting for  final action.    (Garcia left at 4:14 p.m.)    Storm Water Public Education Committee.  The committee of McGrath, Peterson, and Thornes  met on July 1st and have identified potential primary and educational partners, funding  sources, informational/educational materials, resources, kits, and promotional opportunities.     Peterson reported on behalf of the committee and reviewed the draft report and requested  suggestions and ideas.  Beer suggested pulling the Leadership Brookings Class members, who  initially brought up this project idea, to assist with the creation and follow‐through.  Nusz  Chandler noted a Brookings Public Library book club is currently discussing environment issues,  specifically water.  The committee’s next steps will be to talk to potential partners and then  meet with Jackie Lanning, Brookings City Engineer, to prioritize the projects.      (Hegland left at 4:30 p.m.)    Membership  Vacancy.  Advertising on the current vacancy closes on July 31.    Tilton Byrne will review the  applications and make appointment recommendations to Mayor Reed.    Student Member Position. Some city boards have a student member that serve one year terms  commencing in May.   If the Council wishes to add a voting student member, it would require  City Council action to amend the enabling ordinance.   The Council could also have students as  liaisons.    Urban Ag Scan Committee. The committee of Tilton Bryne, Nusz Chandler, McGrath, Thornes  have assembled a draft outline of current urban ag practices and possible challenges to  implementation.   The summer intern will be gathering additional data in these categories.   The  information will be provided to the Heartland Sustainability Coordinator’s Network to be  discussed in detail at a half‐day workshop this fall.       Mayor’s Volunteer Coffees.   Kleinjan and Jackson attended.  Thornes noted that the  Benchmark Indicator Project Report will be provided to all committee chairs and vice chairs on  an annual basis.   Sending to all volunteer members was suggested.      Adjourn.   A motion was made by Peterson, seconded by McGrath, to adjourn.  All present  voted yes; motion carried.  Meeting adjourned at 4:44 p.m.    Submitted by Bonnie Foster.